Inspektsioon viis tänavu kevadel läbi seire, et kaardistada, kuidas valitsuseasutused ja kohalikud omavalitsused telefonikõnesid salvestavad ja millised on isikuandmete töötlemisega kaasnevad kitsaskohad.

AKI rõhutab, et inimese hääl on isikuanne ka siis, kui ta telefonikõnes oma nime ega muid detaile ei avalda, kuna hääle alusel saab inimest identifitseerida sarnaselt sõrmejäljele.

Samas on asutusse helistamine üks võimalus jääda võrdlemisi anonüümseks, näiteks anonüümse e-maili saatmine nõuab pöördujatelt rohkem pingutust ning lihtsalt hääle järgi kedagi tuvastada on võrdlemisi keeruline.

AKI küsimustele vastas 39 avaliku sektori asutust, kellest 21 kõnesid ei salvesta ning 18 tegid seda erinevatel õiguslikel alustel.

Valdavalt põhjendasid kõnede salvestajad seda parema teeninduse tagamise ja kaebuste lahendamise eesmärgiga, mõnel juhul ka töötajatele tagasiside andmiseks, hilisemaks kuulamiseks, tõendite säilitamiseks või hilisemaks kuulamiseks, järelevalvemenetluses tõendite säilitamiseks või õiguskaitseorganitele kõne toimumisest ja selle sisust tõendi esitamiseks.

Telefonikõnede säilitusajad on asutustest väga erinevad, mõni säilitab neid 10 päeva, teised kaks kuud kuni aasta.

AKI leidis seire tulemusena, et kuigi telefonikõnede salvestamisel tuginetakse avalikes huvides ülesande täitmisele või avaliku võimu teostamisele, siis konkreetset siseriiklikku normi, millele toetudes andmeid töödeldakse, välja ei tooda.

Nõusoleku alusel telefonikõnede salvestamine eeldab vabatahtlikku ja konkreetset nõustumist isikuandmete töötlemisega. Ametiasutused peavad nõusolekuks telefonikõne jätkamist peale salvestamise teavituse kuulmist, küll aga AKI hinnangul sellest ei piisa ning helistaja peaks oma nõusoleku üle kinnitama, sest tegevusetust ei tohiks pidada nõusolekuks.

Kui kõne salvestatakse parema avaliku teenuse tagamise eesmärgil, peaks inimestele andma AKI hinnangul valiku, kas nad soovivad sellesse panustada ning kui mitte, peaks ta saama oma kõne pidada ilma salvestamiseta.

AKI soovitab asutustel hinnata, kas ja mis eesmärgil on kõnede salvestamine vajalik ja see eesmärk tuleks selgelt ja konkreetselt määratleda. Kõnede säilitamistähtajad peavad eesmärgi ja vajadusega kooskõlas olema.

Ühtlasi peaksid asutused hindama, kas kõnede salvestamise eesmärk on seotud asutuse põhitegevusega või haldustegevusega. Sellest lähtub, millisel õiguslikul alusel kõnesid salvestada võib ehk kui isikuandmete töötlemine on seotud avalike ülesannete täitmise või avaliku võimu teostamisega, peab õiguslik alus tulenema seadusest, kui seda ette nägev õigusakt aga puudub, siis tuleks salvestamisest loobuda.

Inspektsioon rõhutab, et kui asutuse hinnangul on telefonikõnede salvestamine hädavajalik ja tuleneb kehtivast õigusest, peab ta õiguslikule alusele ka viitama ja vajadusel suutma põhjendada, et selline norm talle ka kohaldub ja salvestamiseks õigusliku aluse annab.