Riik loob ühise dokumendihalduse süsteemi

Järgmise aasta alguses peaks enamiku keskvalitsuse asutuste dokumendid ja kirjavahetused paiknema ühises süsteemis. Ühine dokumendihalduse süsteem läheb ministeeriumitele maksma 2,3 miljonit eurot.
"Loome ühise süsteemi, et riigis dokumendihaldusega efektiivsemalt toimetada. Praegu kasutame seitset-kaheksat eri süsteemi, mida kõiki peab hoidma turvalisena ja uuendama. See kõik on kulu, aga kui teha ühtselt, siis kulu on väiksem," rääkis süsteemi ehitava riigi tugiteenuste keskuse juht Pärt-Eo Rannap.
"Teine pool on see, et kui dokumendihaldust süstematiseerida, on lihtsam riigis toimetada. Igal juhul on eesmärk see, et omavahel kirjade saatmine võiks väheneda ja tööd võiks ühiselt teha uues süsteemis. See peaks ka kooskõlastamist kiirendama, mis võiks olla kodanikule boonuseks," rääkis Rannap.
Valmis peaks ühtne dokumendihaldussüsteem saama järgmise aasta esimeses pooles.
"Tahaks rõhku panna sellele, et kui kõik keskvalitsuse asutused on ühes süsteemis, siis koostöö paraneb. Kui tahate täna midagi kooskõlastada, siis saadetakse kiri ühest süsteemist teise, aga tulevikus võiks see toimuda ühes menetluses, ilma selleta, et kirju ühest süsteemist teise saadetakse," selgitas Rannap.
Avalikustamise reeglid jäävad samamoodi alles, kinnitas Rannap.
"Ajakirjanike või tavakodanike vaates jääb kõik samaks või läheb isegi lihtsamaks, sest ei pea kõiki dokumendiregistreid eraldi läbi vaatama, vaid on ühtne standardsüsteem," sõnas Rannap.
Süsteemi maksumus oli 2,3 miljonit. Süsteemi panustasid ministeeriumid võrdselt.
Ühtesse dokumendihaldusesse tulevad dokumendid kõigilt keskvalitsuse asutustelt, nagu näiteks ministeeriumid, valitsusasutused, hallatavad asutused, kohtud, vanglad, riigikoolid.
Ühtses süsteemis ei ole kaitseministeeriumi, kes on just uue süsteemi kasutusele võtnud, ja riigikantseleid.
Toimetaja: Mari Peegel