Eesti on Euroopa Liidu Nõukogu eesistuja esimest korda, mis tähendab, et ettevalmistustega hakati peale küllaltki varakult. Kõik eesistujad teavad, et vähemalt korra poole aasta jooksul tabab neid mõni kriis, aga keegi ei oska oodata, mis see võib olla. Eesti kriis tuli juba enne meie poolaastat, kui Suurbritannia otsustas Euroopa Liidust lahkuda ja Eesti eesistumine nihkus pool aastat varasemaks. See selgus 2016. aasta juulikuus.

"Meil oli suur eelarve tehtud aastaks 2018. Uus kalender, täiesti nullist. Inimesi pole, sest meeskonnas on ainult seitse-kaheksa inimest, aga üksi logistikatiimis on meil nüüd 30 inimest," meenutas eesistumise logistikajuht Toomas Tirs. "Ei ole rahulikult võimalik hankeid ette valmistada, ei ole rahulikult võimalik inimesi värvata."

"Meil olid septembris-oktoobris nädalad, kus iga päev tuli tööle põhimõtteliselt kolm uut inimest," kirjeldas Tirs, kuidas käputäiest inimestest koosnev meeskond kasvatati kiirelt 50le. 

"Kui sinnamaani oli kolmas käik, siis edasi läks viies käik sisse," naeris Kultuurikatla perenaine Külli Teimann. Ta tõdes, et tagantjärele mõeldes oleks võinud teha mõne asja teisiti näiteks Kultuurikatla sisekujunduse ja sisustuses, aga aega ega võimalust selliste otsuste tegemiseks lihtsalt polnud.

Olukord polnud siiski katastroofiline, kuna esmaeesistujana oli meeskond, olgugi et toona veel väike, töötanud väga süsteemselt. "Sel hetkel, kui Brexit toimus ja oli teada, et kuus kuud läheb kaotsi, vot siis oli hea tunne, et sul on kõik läbi mõeldud, sul on kõik teada, sul on nüüd vaja ainult kiirust juurde panna protsessile – et sa ei kaota pead," rääkis eesistumise korraldusmeeskonna juht Piret Lilleväli, kes asus ametisse juba 2013. aastal.

Lilleväli tunnistas, et suurim varasema eesistumise mure puudutas välisprogrammi. Eestil oli plaanitud 2018. aasta algusse eesistumise ja EV100 ühine kultuuriprogramm, mis oli vaja nüüd kiirelt ümber teha. Lõpptulemusena venis programm lihtsalt pikemaks ning plaanitud üritused toimuvad järgmise aasta alguses sellegipoolest.

Väike linn, väikesed hotellid

Liimesriigid tutvuvad alati väga põhjalikult eelmiste eesistujate kogemustega. Nii käis Tirs vaatamas 2015. aastal Läti eesistumist ning Teimann tutvus Luksemburgi, Hollandi ja Slovakkia üritustega. Teiste kogemused andsid üldise arusaama ürituste logistilisest korraldusest, kuid paljud asjad tuli Eesti eripärast lähtuvalt siiski endal välja nuputada.

Näiteks mahtusid Maltal ja Riias peaaegu kõik delegatsioonijuhid ööbima ühte hotelli, kuid Eestis oli alati vaja vähemalt kolme kuni kuut hotelli, kuhu nad laiali jagada. See muutis omakorda keerulisemaks transpordi, kuna hommikul tuli delegaadid Kultuurikatlasse transportida eri paigust üle linna.

Kuna eesistumine pidi algama pool aastat hiljem, polnud ka paljud ehitused valmis saanud. Näiteks ehitati alles lennujaama, mille VIP-tuba sai küll hädavaevu õigeks ajaks valmis, kuid oli ikkagi liiga väike, et mahutada ära kõik delegatsioonid - sinna tuli ehitada lisatelk. Väikeseid lahendamist vajavaid logistilisi osi oli seega palju.

Tirs tõdes, et eesistumiste jooksul on logistika läinud aina keerulisemaks. "Kui kunagi oli ministrite kohtumine, siis arutati ühes saalis, mindi pressikonverentsile, söödi ära ja mindi laiali. Nüüd on tekkinud paralleelsessioonid, töötoad, väga palju töölõunaid, igasugused sotsiaalmeediaga ja meediaga seotud asjad on üles tõusnud – rohkem tehakse pilti, rohkem intervjuusid, seda kõike on palju rohkem -, palju rohkem ülekandeid maja sees, ühest saalist teise, mitmes keeles kuulatakse tõlget ja nii edasi."

Vilkuritega karussell

Kriitilise tähtsusega komponent ürituse sujuvuseks oli karussell ehk delegatsioonide liikumine hotellidest Kultuurikatlasse. Igale delegatsioonile oli ette nähtud BMW auto ja Mercedese buss, mis liikusid komplektis hotelli juurde, võtsid delegatsiooni peale ning viisid tähtsad külalised Kultuurikatlasse.

Kui üks delegaatide punt oli Kultuurikatlasse viidud, sõitsid autod järgmise hotelli juurde ja tõid ära uued külalised, selle asemel et iga külaline oleks saanud eraldi auto. Hommikune sõit oli korraldatud karussellina, et hoida kokku ressursse - autojuhte, autosid ja neid eskortivaid politseinikke - ning samas häirida liiklust võimalikult vähe.

Hommikune sõit oli välja arvutatud väga täpselt, et ministrid jõuaksid õigel ajal fotoseina ees kätt suruma ning et sealtpeale sujuks ka kogu ülejäänud päevakava ajaplaani järgi.

"Mida teevad delegatsioonid – kas nad reaalselt on väljas või ei ole, selleks ajaks, kui on kokku lepitud…" jättis transpordinõunik Maili Arro sõnasaba õhku. Ta tunnistas, et mõned külalised rangest ajagraafikust hoolimata tõesti hilinesid, kuid päris sellist olukorda õnneks ette ei tulnud, et delegaadid oleksid alles hambaid pesnud, kui oli vaja juba Kultuurikatlas olla.

Küll aga tuli ette seda, et mõned delegatsioonid otsustasid Kultuurikatlasse jalutada, kuna soovisid ilusa ilma korral linna uudistada ja hommikul pead värskendada. Juulikuus tuli Tirsi sõnul vähegi ilusa ilma korral tihtipeale kuus-seitse ministrit kohtumisele jalgsi.

Emmanuel Macron tegi läbi Tallinna vanalinna Kultuurikatlasse jalutades möödujatega selfie'sid. Autor: Janek Skarzynski/AFP/Scanpix

Digitippkohtumise ajal kõndis näiteks Kultuurikatlasse läbi vanalinna Prantsusmaa president Emmanuel Macron. Kui avalikkuse jaoks on see spontaanne otsus, millest näeb video vahendusel vaid päikesesäras kaamera ette jalutavat rõõmsat presidenti, siis tegelikult tekitasid ka sellised otsused omajagu segadust, sest sideisikute kaudu pidi info jõudma korraldajateni, kes pidid sellele vastavalt korraldama ümber transpordi ja protokollitoimingud.

Elektrikatkestus ministrite kohtumisel

Arro möönis, et tuli ette ka kommunikatsioonist tingitud viperusi: "Meil ei ole kõik sõidukijuhid Tallinnast, nii et kui sideisik on öelnud, et läheme nüüd Radissoni, siis tema sõidab Olümpia ette – meil on kaks Radissoni."

Külalistele pakuti lennujaamas VIP-teenust. Teenus nägi ette, et auto läheb delegatsioonile vastu lennuväljale, kuid kõik autojuhid ei teadnud, kuidas sinna saada. Kuna lennujaama ümber ehitati, oli palju teid kinni pandud ja mõni sõidukijuht ei teadnud, et lennuväljale ei minda tavapärasest VIP-parklast, vaid lennujaama tagant.

Tirs tõdes, et logistikameeskonna ülesanne polnudki üksnes kõik ideaalselt valmis planeerida, vaid kohaneda ja tulla välja ka ootamatutest olukordadest. Ta tõi näite, et korra viis meeskond delegaadid ekskursioonile, aga üks buss läks katki. Teine kord kadus kaitseministrite Kultuurikatlasse sisenemise ja tervitamise ajal ära elekter, kuna akrediteerimismeeskond oli kaelakaartide skaneerimise masina ühendanud kuhugi, kuhu poleks pidanud.

Kätlemine on üks peamine pildistamis- ja filmimisüritus ministrite kohtumisel, niisiis oli vaja kiirelt teha mitu otsust, meenutas Tirs. "Esimene oli kohe, et kas me peatame delegaatide saabumise. Kuidas sa peatad, kui samal ajal sõidab sinu poole juba seitse või kaheksa delegatsiooni? Me tegime suhteliselt ruttu otsuse, et me ei peata seda saabumist." Sel ajal, kui mõned kätlemispildid said tehtud ilma ideaalvalguseta, jõudsid elektrikud olukorra lahendada.

Suurürituste puhul on tavaline, et kõik ei suju nii, nagu plaanitud. "Meie kolleeg Kaarle [Kannelmäe] ütleb, et see on tehnikasport, et sul läheb üks lamp katki, sa tuled tood teise, ühendad ära ja paned põlema – väga tihti hinnataksegi mitte ainult seda, et on hästi, vaid ka seda, et sul on võime midagi ära parandada või tulla olukorrast välja, kui asi ei ole alati ideaalne," sõnas Tirs.

Macroni nõupidamine kööginurgas

Üks meeldejäävamaid seiku oli korraldusmeeskonnale see, kui Emmanuel Macronile oli vaja korraldada spontaanne kahepoolne kohtumine. Teimann rääkis, et kui ta käis eelmisi eesistumisi vaatamas, siis kahepoolseid kohtumisi eriti ei korraldatud, niisiis ei tundnud ta sellepärast ka suurt muret – Kultuurikatlas oli olemas paar kena koosolekuruumi, kus sai vabalt korraldada kaks-kolm samaaegset kohtumist.

Digitippkohtumise ajal selgus ootamatult, et prantslased tahtsid kellegagi kahepoolset kohtumist pidada, aga Itaalia, Suurbritannia, Saksamaa ja veel mitu riiki olid juba kohtumas – kõik kuus koosolekutuba olid kinni. Teimann tõttas majast vaba ruumi otsima ning märkas, et ühes klaasuksega kontoriruumis, meeskonna tagalas toimetas parasjagu kolleeg Anu Peljo.

"Ma ütlesin, et Anu, ma ei usu, et sa paned praegu seda ruumi mõneks kahepoolseks kohtumiseks valmis. Ta ütles: "Jaa-jaa, ma vaatan praegu, et mis toole ma saan siia laua ümber panna – kust ma midagi leian." Plastmasstoolid! "Macroni protokoll tuleb kohe ja vaatab üle, kas see ruum sobib neile kahepoolseks kohtumiseks"," meenutas Teimann naerdes. "Macroni protokoll, nalja teed või?! Ja juba tulebki Macroni protokoll uksest sisse ja vaatab ruumi üle - natukene on selline... hmmm..." kehitas Teimann õlgu, "aga sobib."

Kuna ruumi sein oli klaasist, aga kahepoolsetel kohtumistel ei tohi sein läbi paista, võeti akna eest kardin ning püüti see knopkadega ukseklaasi ette panna. Appi tuli võtta lõpuks isegi Teimanni kontsaking.

"Korraga ma vaatan, et juba tulebki mingi fotograaf selg ees uksest sisse ja pildistab kedagi," jutustas Teimann. "Meil on seal tagalaruum, meil on köögikapp ja kraanikauss! Ma jõudsin veel mingi leivaviiludega karbi haarata ja ruttu nurga taha ära joosta, et päris köögiolukord ei oleks. Siis tuligi Macron, vaatas inglitega laekangast ja küsis imestunult: "Where are we now?" Piret [Lilleväli] selgitas, et see on meil selline kontoriruum, mille peale Macron ütles "Aa, start-up, jah, te olete nagu start-up presidency!" Kõik olid nii kohmetunud ja ehmatunud, Heldur [Luup] taipas lõuks kaks pilti ka teha."

Macron üllatas logistikameeskonda spontaanse kohtumise ja meeskonna tagalasse saabumisega. Autor: Heldur Luup/EU2017EE

Kultuurikatlasse lõunale

Kultuurikatlas turvalisust taganud politseil ei tulnud nelja kuu jooksul lahendada ühtegi otseselt kriitilist juhtumit. Vahest kõige ootamatum ja ettearvamatum olukord tekkis üritusel, kus Kataloonia esindajad soovisid jagada poliitilisi lendlehti. Politsei ei soovinud, et külalised tekitaksid üritusel segadust, kuid samas ei soovinud piirata nende sõnavabadust, millele katalaanid apelleerisid.

Politseiametnik Mairold Kikkas meenutas, kuidas nad püüdsid leida kompromissi, et olukord skandaalini ei eskaleeruks. "Üks nendest meesterahvastest ka esines. Vahepeal tundus küll, et kui me nüüd ei leia lahendust, siis ta võib-olla hakkab seal lava peal oma loosungeid välja hõikama," rääkis Kikkas. "Härra Ossinovski kaudu käis asi, see oli vist [sotsiaalministeeriumi] üritus - tema arvas, et võiks leida ühe laua, kus nad saavad istuda, oma lehed panna ja saavadki oma sõnavabadust levitada." Nii lõpuks tehtigi.

Politsei ülesanne oli Kultuurikatlas vastutada selle eest, et majja ei saaks ükski inimene, kes ei tohiks seal olla – igaüks pidi olema registreeritud ja kandma sellele vastavat kaelakaarti. Omajagu tuli ette seiku, kus näiteks ajakirjanikud saabusid kohale – mõnikord suisa kümneses grupis välismaalt – ning avastasid kohapeal, et neil pole akrediteeringut. Sellistel puhkudel püüdis politsei viia nad kokku õigete inimestega ning olukorra kuidagi lahendada.

Kikkase meenutusel oli kõige kummalisem juhtum selline, kus akrediteeritud ajakirjanik läks lõunapausil välisukse juurde ja viipas oma sõbrale, et too sisse tuleks. Ajakirjanikul oli Kultuurikatlas olekuks luba olemas, aga kui politsei küsis sõbra käest kaelakaarti, vastas ta, et kaarti pole ning ta plaanibki end peale hoonesse sisenemist akrediteerida. Politsei palus seepeale ajakirjaniku sõbralt isikut tõendavat dokumenti, mispeale keeras ta end kiirelt ümber ning lahkus. Kümne minuti pärast läks ka ajakirjanik minema. "Mis eesmärgil nad siia tulid – ma ei tea. Kuna oli lõunaaeg, siis võib-olla tahtsid lõunale tulla sõbraga," muigas Kikkas.

Politseil tuli tegeleda ka selliste olukordadega, mida poliitiliselt kohtumiselt ei ootakski. Juulikuus tuli neil päästa kajakapoeg, kes oli mitu päeva järjest pesast välja kukkunud. Peale pikki nõupidamisi linnavalitsusega tuli kohale spetsialist, kes identifitseeris kalakajaka ja ütles, et lind tuleb tagasi pessa aidata.

Pesast kukkunud poeg oli vaid paar päeva vana Autor: Piret Seeman/EU2017EE

"Kuna meil päästeteenistus näitas siin just oma tehnikat, siis nemad ajasid oma redeli püsti," meenutas Kikkas kajaka kojutoimetamist. Lind pessa aga ei jäänud. "Me kaks päeva tegime seda, siis soovitati, et edasi pole mõtet – see linnupoeg ei jää sinna. Siis viis päästeamet ta kuskile turvalisse kohta, muidu oleks pidanud seda iga päev tegema."

Eesti on tundmatu ka Euroopas

Kikkas tunnistas, et eesistumise üritused ongi õpetanud eelkõige enda rollist kaugemale nägema ja lahendama loominguliselt selliseid probleeme, mis ei pruugi otseselt ametiülesannete hulka kuuluda. Pea iga päev tuleb ette olukordi, kus näiteks lift ei tööta, mõni inimene on vaja juhatada õigesse kohta, mõni saadetis vastu võtta, mõni mööbliese teise kohta liigutada. "Siin on hea olla kogukonnapolitsei: suhtled, tunned huvi, vaatad, mis mured on, aitad lahendada või leiad lahendaja."

Eesistumise laiem mõju ja eesmärgipärasus selgub korraldusmeeskonna hinnangul aga hiljem. Pregu on jäänud veel kaks kuud poliitilisi kohtumisi Brüsselis, mille jooksul on Eestil lootus tuua liikmeriigid kokkuleppele mitmes olulises küsimuses.

Tirs peab üheks peamiseks eesistumise kasuks seda, et paljud olulised inimesed on nüüd Eestit näinud: "Me oleme nii palju saanud siia konverentsidele erinevaid kõrgeid ametnikke, ettevõtjaid, ülikoolide õppejõude, professoreid, et näidata, et me oleme täiesti normaalne riik," muigas ta.

Lilleväli nõustus, et tema kogemuse järgi on esmatähtis saada inimesed kas või korraks Eestisse. "Eesti on ikkagi väga tundmatu – ka Euroopas," tõdes ta. "Ükskõik, kuidas me ka ise ei arva, aga ka kaardil asume seal paremas üleval nurgas ja oleme tundmatud. Meie väikese riigi ja siiski tundmatu riigi põhimissioon, milleks oli vaja neid üritusi korraldada, on tuua need inimesed siia, teha meid tuntumaks Euroopas, et me oleme nende jaoks olemas.“

Ei konverentsikeskus ega kuldne loss

Erinevaid eesistumisi näinuna leiab Teimann, et Eesti on korralduslikult saanud hakkama väga heal tasemel. "Mõned suuremad riigid võib-olla ei pingutagi nii väga, sest nad teavad kuidagi eos, et see ei paista välja, aga meie puhul on see välja paistnud," arvas ta. Eriti paistis silma Kultuurikatel, mis on pakkunud ministritele palju kõneainet ning olnud justkui iseseisev isik ürituste keerises.

"Mitte kellelgi ei ole sellist maja nagu meil! Enne meid oli [eesistumine] mingites kuldsetes lossides ja filharmoonia majas, meil on endisest tööstushoonest tehtud kultuuri- või sündmuskeskus," selgitas Tirs, et Kultuurikatlast rääkimine pole triviaalsus, vaid tõepoolest see, mis Eestit sarnasena näivate eesistumiste rodus eristas.

Kultuurikatel valiti eesistumiseks välja viie koha seast. "Ütleme ausalt, et tegelikult oli Kultuurikatel ainus koht, kus lõppkokkuvõttes oli võimalik seda asja teha," tõdes Teimann. Ta loetles, et toona olid valikus ka rahvusraamatukogu, lauluväljak, kus oleksid üritused toimunud osaliselt telkides, Porto Franco, mis oli sisuliselt vaid auk maa sees, Kultuurikatel ning üks arendus Ülemiste Citys, mis oleks samuti tulnud põhimõtteliselt nullist ehitada.

Kui eesistumise nihkus pool aastat varasemaks, siis polnud Teimanni sõnul enam valikutki – Kultuurikatel oli ainus, kus sai eesistumist korraldada. Sealgi ei piisanud aga üksnes neist ruumidest, mida omanik tavaliselt välja üürib, vaid tuli ajutiselt võtta kasutusele ka teiste üürnike, peamiselt reklaamibüroode ruumid. See oli üheks põhjuseks, miks ministrite kohtumised korraldati kontsentreeritult nelja kuu jooksul, mitte hajutatuna kuue kuu jooksul.

Korraldusmeeskonna kõige eredamad mälestused Kultuurikatlast seonduvad digitippkohtumisega, milleks ehitati võrreldes tavapäraste üritustega juurde terve linnak ning muudeti ka hoone enda sisekujundust. Lilleväljale jäi sellest kõige soojemalt meelde päevalilleväli, mis majja toodi.

Euroopa liidrid kohtusid nimelt black box’is ehk suures koosolekusaalis, kus olid lauad seatud ruudukujuliselt ümber kollase põranda. Lilleväljal oli enda sõnul olnud kinnisidee, et kollasele põrandale võiks panna mingit elu, loodust. Tüüne-Kristin Vaikla kujundas seepeale ruumi keskele päevalillepõllu, mis tekitas elevust ka riigipeades ja valitsusjuhtides, kes käisid järgemööda katsumas, kas lilled on ehtsad.

Emmanuel Macron päevalillepõldu uudistamas. Autor: Annika Haas/EU2017EE

"Peale seda oli meil aktsioon, kuidas me öösel need lilled kõik välja kandsime ja kui järgmisel päeval oli summit'i expo linnarahvale avatud, siis kõik, kes siit lahkusid, said lilli veel kaasa võtta, sest muidu nad oleksid olnud hukule määratud. Nii et inimesed said ka tükikese sellest," rõõmustas Lilleväli.

Iga kell uuesti

Kuigi osad korraldusmeeskonna liikmed on oma töö juba lõpetanud või peagi lõpetamas, töötab osa meeskonnast aasta lõpuni. Üksikud inimesed on ametis suisa järgmise aasta keskpaigani. Selle aja jooksul tuleb partneritega lepinguid lõpetada, seada korda eelarve, maksta arved. "Kui arvestada, et meil on lepinguid kuskil 26 miljoni eest ja tänaseks on välja makstud 14 miljonit, siis päris paljud arved tulevad alles hiljem," märkis Lilleväli.

Lisaks tuleb korrastada arhiiv, tegeleda kommunikatsiooniga, akrediteerimisega, visuaalse identiteedi, bännerite ja kingitustega. Samuti tuleb nõu anda järgmistele eesistujatele, eelkõige Bulgaariale, kellega Eesti korraldab kohtumisi ja konverentse eesistumise õppetundidest.

Eesistumise meeskonnaliikmed naljatlevad, et nad on valmis suurüritust igal ajal uuesti läbi tegema, kuna nüüd nad teavad, kuidas seda teha. "Öelge millal, kus, mida riigil vaja on – me teeme jälle!" teatas Arro.

LOE VEEL:

Eesistumismeeskonna personali eest vastutavad inimesed rääkisid 1500 töötajaga meeskonnast, sideisikute keerulisematest väljakutsetest ja arutlesid, mis saab edasi 300st inimesest, kelle töö lõppeb detsembris.

Eesistumismeeskonna protokollijuht ja toitlustusjuht rääkisid, kuidas külastuste üksikasjad tuli läbi mõelda sellise detailsuseni, et Angela Merkelile ei jääks leivaseeme hamba vahele või et köögimeeskond oleks valmis, kui Emmanuel Macron peaks otsustama viimasel hetkel šokolaadikoogi asemel puuviljasalati kasuks.