Ministrite, ammugi riigi- ja valitsusjuhtide külaskäikudes on vähe juhuslikku, vähemalt selles osas, mida näeb avalikkus. Eesistumise protokollijuhi Riina Aasma ülesanne oli teha kindlaks, et iga kõrge külaline tunneks end Eestis viibides võimalikult mugavalt. Selleks pidi ta kohtumise jooksul andma poliitikutele näiteks juhiseid õigel ajal õigesse kohta astumiseks ja toidu korrektseks serveerimiseks. Kindlaks tuli teha, et kätlemisel seisaksid inimesed õigel pool, et külalised oleksid õiges hierarhilises järjekorras, et lauaplaanid oleksid õigesti paika pandud.

Samuti oli protokollijuhil õigus ja kohustus anda konstruktiivset kriitikat Eesti ministritele. "Sellisel tasemel rahvusvahelistes suhetes lihtsalt on nii, et protokollitöötaja on see, keda võib-olla minister ka kõige rohkem usaldab selle koha pealt, et ta ei pane pahaks, kui mina talle ütlen, et tal on nööp kuskilt lahti jäänud või lips viltu ees," ütles Aasma. "See ongi see, mida ta minult eeldab – et ma teda aitan."

Need, kes jälgisid ministrite kohtumiste videoülekandeid, teavad Aasmad selle inimesena, kes surus kõrgetel külalistel ürituspaika saabumisel kätt ning rääkis nendega hoonesse sisenemisel pisut juttu. Kui väliselt võib töö tunduda glamuurne ja elevust tekitav, täitis Aasma enda sõnul väga praktilist ülesannet. "See on rohkem nagu uksehoidja töö, et sa võtad selle inimese vastu, sa ütled talle tere, sa ütled talle, kuhu ta nüüd tuli, sa annad talle paarikümne sekundi jooksul tegelikult üliolulise info, mis nüüd juhtub."

Riina Aasma juhatas Euroopa Komisjoni presidendi Jean-Claude Junckeri ajakirjanike kaamerate ette. Autor: Arno Mikkor/EU2017EE

Nende mõnekümne sekundi jooksul pidi Aasma näitama ministrile, millistele kaameratele peab ta intervjuu andma, pidi külalise vajadusel pildistamisele juhendama, pidi tegema kindlaks, kas delegaadil on ehk käes üleliigsed asjad, millega ta ei saa fotole minna. Protokollijuht pidi ka kontrollima, ega mõni külaline pole kuhugi kaotsi läinud ning kas üritus püsib ajakavas. Sellele lisaks tuli vahepeal rahustada ülejäänud meeskonda, et on asju, mida neil polegi võimalik muuta.

Kadunud kõne

Aasma jaoks oli kõige raskem hetk esimesel eesistumise üritusel, avakontserdil Kultuurikatlas, mis oli üks suurema jälgitavusega üritusi terve eesistumise jooksul. Peaminister pidi astuma kohe otse-eetrisse, aga meeskond ei teadnud, kelle käes on ta kõne. Üsna pea selgus, et kõne oli õiges kohas, aga adrenaliinitulv jäi Aasmale hästi meelde. "Kui sa tead, et paari minuti pärast on otse-eeter, aga pole kindel, kas kõne on õiges kohas – maailm tundus korraks tumedama varjundiga."

Väikeseid lahendamist vajavaid hetki tuli nelja kuu jooksul kamaluga ning Aasma ei pea neid isegi kriisideks, vaid paratamatuteks kohanemist nõudvateks muudatusteks. Tema sõnul on küllaltki tavaline, et lennukid lähevad katki, inimesed ei jõua õigeks ajaks Eestisse või külaliste vastuvõtja ei jõua õigel ajal lennujaama.

Protokollijuhi sõnul juhtus ka seda, et eralennud ei olnud andnud oma lennunumbrit: "Kui Eesti õhuruumi ilmub üks lennuk, mis tuleb ühest kindlast kohast, siis on meie arvata, kas see on nüüd õige lennuk. Ja meil oli selliseid juhtumeid, kus me arvasime, et me läheme vastu ühele riigile, aga välja tuli sealt hoopis teine." Aasma selgitas, et lennuki päritolu saabki tuvastada vaid numbri järgi. "Kui seda lennunumbrit ei ole, siis sa pead lihtsalt aru saama, kes see inimene on. Sa ei saa tema käest ju küsida, et kes te olete – siis sa pead neid märke lugema, et mis keeles ta räägib või mis delegatsioon sealt tuleb."

Aga millist eeltööd peab siis protokollimeeskond tegema, et näiteks Angela Merkelit võõrustades ei tekiks piinlikke hetki? "Me peame tegelikult tema persooni kohta väga-väga palju teadma. Me peame teadma, mida talle meeldib teha, mida talle ei meeldi teha. Milline on tema päevarežiim, milline on tema tervislik olukord, kuni selleni välja, kas ta kannab prille, kas ta saab kõndida pikka vahemaad, kuidas on olukord istumisega – milliseid toole me kasutame," viitas Aasma, kelle sõnul ei pruugi näiteks mõni tugitool olla naisterahvale istumiseks sama mugav kui meeste jaoks.

"Millist kohvi ta joob – kas ta joob espressot või eelistab juua hoopis teed. Kas või kõrguse kartmine – millistele ekskursioonidele me saame teda viia. Milline perekond tal on, kas ta eelistab näiteks osta lastele kuskilt kingitusi." Neile küsimustele aitasid vastata suuresti sideisikud, kuna protokollitöötajad poleks jõudnud neid üksinda tuhandetelt inimestelt küsida. Niimoodi muretsetigi külalistele vajadusel ruumid, kus võtta rohtu või sättida juukseid.

Meeleavaldus käib asja juurde

Kuigi Eesti eesistumise jooksul pälvis üritustest enim tähelepanu digitaalvaldkonna tippkohtumine, polnud see Aasma jaoks tähtsam või teistmoodi põhimõtetega, kui teised ministrite kohtumised: "Loomulikult on see adrenaliin, kui algab tippkohtumine ja sa tead, et kohe saabub sinu õuele 25 riigipead ja valitsusjuhti, pluss veel mõned." Aasma tunnistas ka, et Euroopa liidrite kogunemine Tallinnasse oli oluline poliitiline ja mainekujunduslik märk, mis näitas, et tipp-poliitikutele läks Eesti välja pakutud teema korda.

Tema hinnangul erinesidki aga tavaliste kohtumistega võrreldes eelkõige ürituse suurus ja dimensioon, mis tõid ka suuremad turvalisusnõuded ja ajakirjanduse tähelepanu. "Mis seal salata, ka rahvale pakub see rohkem huvi. Meil olid ju ka Kultuurikatla ees inimesed, kes oma maailmavaadet tutvustasid. Kõik see moodustab sellise natuke suurema ja natuke tähtsama aura sinna ümber."

Protokollijuht kinnitas, et nende mõnekümne sekundi sees, mil ta valitsusjuhte siniselt vaibalt Kultuurikatlasse juhatas, ei pidanud ta Angela Merkeli immigratsioonipoliitika vastu protestijate vilekoori poliitikutele selgitama. "Nad ei pane seda tähele, see on täiesti tavaline Euroopas. Ma arvan, et pigem oleks neid üllatanud, kui protestijaid ei oleks. Meil toimus see ka täitsa viisakal moel ja võib-olla see, et sulle vahepeal kostub toredat laulukest kuskilt mujalt, lisab elevust juurde," muigas ta.

Tippkohtumise õhtusöögil oli viimnegi detail läbi mõeldud. Autor: Arno Mikkor/EU2017EE

Tippkohtumisel sõid valitsusjuhid ja riigipead Kadrioru kunstimuuseumis pidulikult õhtust. Selleks, et Euroopa tipud võiksid laua ümber istuda ja sööma hakata, oli mõistagi enne põhjalikult paika pandud kogu olustik: saali kujundus, pealaua asukoht, erinevate külaliste vaated – kes vaatab ukse poole, kes akna poole -, menüükaartide asetus, kes istub kelle kõrval. Külalisi assisteeriti, millal peetakse kõnet, millal tuleb istuda, millal aplodeerida.

Et peet ei pritsiks

Ka söökide ettevalmistuses oli protokollil äärmiselt oluline roll: meeskond proovis enne üritusi läbi nii tippkohtumise kui kõigi ülejäänud 40 õhtusöögi menüüd. Toitlustamise korraldamise nõunik Keit Kaal selgitas, et kuigi keegi tippkokkade võimekuses ei kahelnud, tuli tähelepanu pöörata ka detailidele, mida võibki märgata vaid protokollitöötaja oma pika töökogemusega: "Et ei oleks leiva sees liiga väikeseid seemneid, sest need jäävad hammaste vahele kinni ja see ei ole ilus. Et peet ei pritsiks. Sellised maailma kõige lihtsamad asjad, mida tegelikult peab keegi kuskil märkama ja kui need jäävad märkamata, siis kõik näevad, et need on märkamata."

Eriti pikk ja kohati naljakaks muutunud debatt käiski Kaalu sõnutsi leivavaliku üle: "Me proovisime erinevaid maitseid ja küll seal olid rosinatega ja pähklitega ja ühtede seemnetega ja teiste seemnetega. Ühel hetkel läksimegi klassikalise musta leiva peale, sest seal ei ole seemet, mis hamba vahele kinni jääb."

Kaalu jaoks oli tippkohtumine kõige keerulisem eesistumise üritus, kuna tol päeval oli vaja korraldada toitlustus kolmes majas ja õhtusöök kahes majas. "Hallata 24 tunni jooksul Kristiina [Sikaga] kahepeale ära viis erinevat objekti ja teha seda niimoodi, et sul on see võimalus üks kord elus ja et sa teeksid seda maailma kõige ägedamalt – see on olnud ikkagi väga elevust tekitav vastutus. See oli teistmoodi kui kõik muud, kindlasti," rõõmustas toitlustusjuht.

Kadrioru Kunstimuuseumi õhtusöögiga oli ametis viis Bocuse d’Or Eesti peakokka, kes valmistasid Euroopa liidritele eelroogadeks lõhe triloogia ja cappucino puravikest, pearoaks Eesti veise ja lõpetuseks šokolaadi-kreemikoogi vaarikasorbeega.

Euroopa valitsusjuhtidele ja riigipeadele pakuti tippkohtumisel selliseid roogasid. Autor: Arno Mikkor/EU2017EE

Teistel kohtumistel olid õhtusöökide menüüd kolmekäigulised ning neile eelnes tervitusvastuvõtt suupistetega. Kõigi 40 õhtusöögi jaoks koostas meeskond uue menüü – nende kunstiline juht ja peakokk oli Peeter Pihel ning teostusega tegelesid Carmen ja Event catering. "Menüüd jutustasid Eesti maitsetest ja parajasti käimasolevast hooajast. Me ei võtnud riiuli pealt muudkui seda, mis juba tehtud ja proovitud, vaid iga ürituse raames andsimegi sisendi, kes on tulemas, millal on see päev ja mis on parasjagu hooaeg," loetles toitlustusjuht.

Supp on valmis, tulge sööma!

Kaal rääkis, et kõige keerulisem oli tulla toime viimase hetke muudatustega, mida tuli ette oluliselt rohkem kui oodatud ja mida oli niivõrd suures meeskonnas keeruline koordineerida.

"Seda kõike on olnud väga-väga palju, mis on võrreldes eelmise päevaga paigast ära loksunud, kuigi me arvasime, et saime kõik lukku. Me oleme jooksnud kandikute ja kärudega trepist üles, et saada trepi ülemisel mademel teada, et seda, mis te siia praegu toote, pole vaja, vaid viige see hoopis teise maja nurka," meenutas toitlustusjuht. "Me oleme teinud kahetunnise ettevalmistuse asemel 250 inimese lõuna 40 minutiga, sest ministrite ajagraafik muutus ja meil lihtsalt tuli selleks kellaajaks valmis olla.”

Kaal selgitas, et selline töökorraldus oli väga tavatu ka toitlustusfirmadele, kes eesistumise juures töötasid: "Tavaline on, et asjad ikkagi lepitakse kokku, lüüakse lukku, teostatakse ja siis tuleb järgmine päev. See, et me niimoodi nõka-nõka käruga jookseme – see on olnud situatsioonipõhine koomilisus või traagilisus."

Muudatusi tuli palju, kuna päevakava kujunes aruteluteemade järgi. Kui ministritel oli näiteks mingi põhimõttelise kokkuleppe jaoks vaja palju detaile läbi arutada, võisid arutelud venida pikalt ja söögi kellaeg ei olnud seejuures mõistagi prioriteet. "Ei saa oma jalga kõndida, et mul on supp juba soe, tulge nüüd sööma!" muigas Kaal.

Toitlustusjuht lisas, et aegamööda sai selgeks, kuidas "armastus käib kõhu kaudu" pole vaid tühipaljas kõnekäänd, niisiis töötas ligi 500 inimest selle nimel, et külalistele ka toitlustusega Eestist võimalikult hea mälestus jätta ning pingelised olukorrad tasusid end õhtuks tihtipeale ära delegaatide kiitusega, rääkimata võimalusest panustada ainulaadsesse üritusse.

Ettearvamatu lammas

Ta tõdes, et omajagu soovisid külalised ka viimase hetke muudatusi menüüs ning tihtilugu anti toitlustajale info näiteks kolme erimenüüga sööja kohta, kuid kohale ilmus neid lõpuks rohkem. "Ja kui sa võib-olla mõtlesid, et täna mulle meeldiks šokolaadikooki süüa, aga näed, et su kaaslane sööb hoopis puuviljasalatit ja mõtled saabuvale rannahooajale, siis ütled, et aga mina tahan ka nüüd seda puuviljasalatit," tõi toitlustusjuht naljatledes näite. "Kui sa oled näiteks Angela Merkel, siis sa eitavat vastust ju ei saa – tema ei olnud küll see näide, aga piltlikult öeldes."

Kaalule endale jäi kõige eredamalt meelde eesistumise esimene õhtusöök, mille nad korraldasid välisministeeriumi kantsleritele ning kus pakkusid lammast. "Kui me selle lamba pakkumisega kõigepealt välja tulime, siis oli mitmeid kahtlejaid. Lammas on ju ikkagi lammas! Lammas on ettearvamatu," meenutas ta.

Kaal kirjeldas, et Eesti on samasugust julgust näidanud eesistumise korralduses ka edaspidi: "Maitse pole lamba mõttes ju uus ega ka ühegi muu asja mõttes, mille me pakkusime. Aga selle projekti raames oleme me suutnud väga osavalt ühendada riiklikult kõige kõrgema taseme külalised, keda Eesti hindab ja tervitab, ja erasektori julguse, oskuse, mängulisuse tuua neid maitseid lauale mitte võib-olla nii konservatiivselt ja klassikaliselt, vaid justnimelt väikese bravuuriga – aga seda kindlasti mitte kuidagi ära kasutades või üle piiride minnes."

LOE VEEL:

Eesistumismeeskonna logistilise poole eest vastutanud inimesed meenutasid, kuidas nad pidid Prantsusmaa presidendile korraldama spontaanse kohtumise Kultuurikatla kööginurgas, kuidas tuli päästa kajakapoeg ning kuidas ministrite kohtumise ajal kadus ära elekter.

Eesistumismeeskonna personali eest vastutavad inimesed rääkisid 1500 töötajaga meeskonnast, sideisikute keerulisematest väljakutsetest ja arutlesid, mis saab edasi 300st inimesest, kelle töö lõppeb detsembris.