5000 inimese üheaegne majutamine Tallinnasse terveks nädalaks on keeruline ja esmakordne ülesanne: hõreda lennugraafiku juures tuleb inimesed viielt kontinendilt siia samaks ajaks kokku tuua, ära majutada ja toitlustada ning ka konverents ise ehk töötegemisruumid peavad olemas olema. Muuhulgas paneb Finnair selleks ajaks liinidele suuremad lennukid ja lisab tšarterlennud.

Kuivõrd JCI konverentsikülastajad ei pea töötegemiseks kõik korraga samas ruumis viibima, hajutatakse üritus paljude Tallinna konverentsisaalide vahel laiali, käiku lähevad kõik suuremad ruumid, muist kohaldatakse selleks spetsiaalselt.

"Meil on Saku suurhall, meil on Kalevi spordihall, Tallinki tennisekeskus ja palju teisi põnevaid kohti, kus saab nii suurt sündmust korraldada," loeteb JCI Maailmakongress 2019 projektijuht Kaire Valge vaid mõningaid hooneid, mis suursündmusel kasutusse võetakse.

Tallinna suurim saal on 2000 inimest mahutav Nordea kontserdisaal, mis seab konverentsidele enamasti piiri. Takistusi tekitab ka hotellitubade arv, mida on Tallinnas pisut üle 7000.

"Hotelle on tulnud ka juurde. Ma usun, et järgmise kahe-kolme-nelja aasta jooksul vähemalt 500 hotellituba kindlasti lisandub Tallinnale," ütleb Eesti hotellide ja restoranide liidu juhatuse liige Feliks Mägus.

Samas maadlevad hotellid madalhooajal - novembrist märtsini - vaid kolmandiku täituvuse juures. Siis ei taha ka konverentsikorraldajad oma külalisi Eestisse tuua, et mitte jätta neile mälestust pimedast, niiskest ja külmast kohast.

"Kuni 2000 inimesega üritused mahuvad Eestisse väga kenasti, puudu jääb ühe katuse all suurematest saalidest. See teinekord seab piirid, miks konverentsid Eestit ja Tallinnat oma sihtkohaks ei vali," selgitab MTÜ Eesti Konverentsibüroo tegevjuht Kadri Karu.

Konverentse, mis sel põhjusel Eestis ei toimu, on igal aastal mitmeid.

"Näiteks Euroopa teadusavastuskeskuste konverents, kus Eesti spetsialistid väga tahtsid tuua seda sündmust Eestisse, aga lihtsalt ruumipuudusel see ei olnud võimalik. See oleks toonud ligi 1500 delegaati," toob Kadri Karu näiteks.

Selle sündmuse puhul sai saatuslikuks just sobivate mahukate ruumide puudumine ühe katuse all.

JCI konverentsi toodav 5000 inimest on küll koorem taristule, ent teisalt jätavad külastajad siia maha suure hulga raha, nädalaga on nende panus Eesti majandusse umbes 13 miljonit eurot.

Ka Eesti senine konverentsituristide rekord pärineb JCI korraldatud ürituselt. Ehkki siis oli külastajaid pea poole vähem, tuli juba tookord maadelda iseäralike probleemidega.

"Kui me 2006 korraldasime meie organisatsiooni eurokonverentsi, siis Tallinnale oli see väga suur väljakutse. Meil ei olnud piisavalt taldrikuid selleks, et teha 2600 inimese kolmekäigulist õhtusööki, ja meil ei olnud piisavalt toole, kuhu nad võiksid galalaua taha istuda, nii et me tõime need siis Soomest ja Rootsist kokku," kirjeldab JCI Maailmakongress 2019 projektijuht Kaire Valge.

2019. aastal on 5000 taldrikut ja tooli JCI konverentsikülaliste jaoks Tallinnas olemas, kinnitab korraldaja.