ERR kirjutas 2021. aastal, kuidas riigiasutused löövad asutusesisese kasutamise templit dokumentidele üha kergekäelisemalt ja seetõttu teavad kodanikud üha vähem, mida kabinetivaikuses ellu viiakse. Nüüd, ligi kaks aastat hiljem, ei ole olukord sugugi paremaks muutunud.

Lisaks sellele, et nii mõnigi dokument saab AK-märke ilma lõpuni mõistetava põhjenduseta, juhtub ka kurioosseid lugusid. Selle nädala alguses avaldas ERR peaminister Kaja Kallase jutupunktid, millega ta kavatses ETV intervjuus põhjendada Elektrilevi lahkulöömist Eesti Energiast, koos rahandusministeeriumi kriitikaga peaministri mõtete kohta.

Lugu tugines dokumendile, mis ilmus 10. jaanuari varahommikul rahandusministeeriumi avalikku dokumendiregistrisse, kuid vähem kui tund aega pärast ERR-i loo ilmumist oli see sealt kadunud. Kui ERR ministeeriumilt selle kohta aru päris, ilmus dokument taas nähtavale.

Andmekaitse inspektsiooni (AKI) järelevalve juht Liisa Ojangu ütles ERR-ile, et statistikat selle kohta, kui suur protsent riigiasutuste dokumentidest AK-templi peale saab, nad ei kogu.

Dokumendiregistrite seire näitab, et kõige enam kasutatakse salastamisalusena avaliku teabe seaduse seda lõiget, mis võimaldab kasutust piirata isikuandmetest lähtuvalt – juurdepääs dokumendis sisalduvale teabele kahjustaks tunduvalt andmetes käsitletava isiku eraelu puutumatust.

Tendents dokumente liiga kergekäeliselt avalikkuse eest sulgeda ei ole Ojangu sõnul aastatega taandunud, ehkki tema hinnangul ka mitte silmatorkavalt süvenenud.

Pelgalt nimi ja isikukood piiramiseks alust ei anna

"Tuleb silmas pidada, et [avaliku teabe seaduse paragrahvi 35 lõike 1] punkt 12 ei tähenda, et igasugustele isikuandmetele tuleks AK-piirang seada. Näiteks pelgalt ees- ja perekonnanimi ning isikukood ei eelda AK-piirangut," rõhutas ta.

Küll aga võib selliste nimeliselt suunatud dokumentide sisus olla midagi, mis piirangut nõuab. Samas märkis Ojangu, et piirangu seadmine juriidiliste isikute nimel kirjutavate inimeste nimele ja kontaktandmetele ei ole põhjendatud.

Eraldi murekohana tõi ta välja olukorrad, kus dokumendist vaid väike osa sisaldab tundlikku infot, mistõttu ei oleks tarvidust seda tervenisti avalikkuse eest sulgeda, vaid üksnes tundlik osa kinni katta. Ideaalis peaks dokumendiregistri kaudu saama kohe ligi sellele osale dokumendist, millele AK-märge ei laiene.

"Paraku on see tehniliselt keeruline selles osas, et paljud dokumendid allkirjastatakse digitaalselt ja sellisel juhul peaks looma kak"s eraldi dokumenti – ühe originaali ja teise nii-öelda puhastatud versiooni. Meie andmetel ei ole dokumendihaldussüsteemid praegu selliselt seadistatud, et saaks sättida nii, et originaal pole avalik ja puhastatud fail on," ütles Ojangu, kuid lisas, et selline olukord oleks saavutatav.

Avaliku teabe seadus on aga kirjutatud vaates, et enamik dokumente on paberkandjal. Seadus ütleb, et juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamise kohta tehakse dokumendile märge.

"Kuidas aga teha märge juba digitaalselt allkirjastatud dokumendile?" tõi AKI esindaja välja kitsaskoha.

Juhul kui ametkond saab niisuguse dokumendi kohta teabenõude, tuleb see Ojangu sõnul seaduse kohaselt piiranguga teabest puhastada ning piiranguta teave selle nõudjale väljastada.

Siiski ei ole seadusega kooskõlas olukord, kus dokumendiregistris puudub dokumendil AK-märge, kuid faili avamiseks selle juures pole. "Dokumendiregistris registreeritud ilma AK-märketa dokument peab olema dokumendiregistri kaudu avatav," rõhutas Ojangu.

Kui aga keegi soovib näha AK-märkega dokumenti, tuleb selleks esitada teabenõue. Seejärel peab asutus dokumendi juurdepääsupiiranguga teabest puhastama ja välja andma selle osa dokumendist, millele juurdepääsupiirangut pole. Seda nimetatakse passiivseks avalikustamiseks. See aga eeldab, et küsija juba teab, mida täpsemalt otsib.

Ojangu ütles, et seadus näitab ära, millise teabe puhul ei piisa pelgalt dokumendiregistris avalikustamisest, vaid see tuleb ka aktiivselt asutuse veebilehel avaldada. Seaduses on ka loetelu teabest, millele ei tohi AK-märget seada, näiteks on selleks info töölepinguga töötavatele isikutele eelarvest makstud töötasude ning muude tasude ja hüvitiste kohta.

Kui AKI leiab dokumendiregistreid seirates, et mõni AK-märge on põhjendamatu, juhitakse sellele ka asutuse tähelepanu. Kontrollima, et dokumendiregistri välisvaates on avalik miski, mis ei peaks olema ja vastupidi, peab seda aga eelkõige iga asutus ise.

"AKI kontrollib dokumendiregistreid iga-aastase seire raames, aga ka märgukirjade ja muude menetluste käigus pisteliselt," ütles Ojangu.

Riigisekretär: probleem on reaalne ja keeruline

Riigisekretär Taimar Peterkop on varem öelnud, et avaliku teabe seaduse igapäevane rakendamine on kaugenenud seaduse eesmärgist, mille kohaselt tuleb tagada igaühe juurdepääsu võimalus üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele. Ta kinnitas ERR-ile, et probleem on jätkuvalt olemas.

"See on probleem, aga see on keeruline probleem ja ta kindlasti vajaks tegelemist," tõdes Peterkop.

Riigisekretäri sõnul ei ole asi nii lihtne, et otsutada lihtsalt AK-märked maha võtta. Nende liigse kasutamise taga on tema hinnangul põhjused, millega tuleks tegeleda ning sellele aega ja tähelepanu pühendada.

"See teema tuleb prioritiseerida, et see maailm mõistlikumaks teha. Teisalt, julgeolekuolukord on muutunud oluliselt halvemaks, peame seda arvestama, kuidas me siin toimetame, et mitte teha elu lihtsamaks meie sõjakal idanaabril, kes kõigi naabrite vastu kurja plaanib," selgitas Peterkop. "See maailm tuleb põhimõtteliselt uuesti läbi analüüsida."

Selleks, et mingid muutused toimuma hakkaksid, peaks see teema olema poliitiline prioriteet ning riigisekretäri hinnangul on just enne valimisi aeg, mil need teemad on mõistlik arutellu võtta.

Teemaga on tegelenud ka õiguskantsler Ülle Madise. Möödunud aasta lõpus pöördus tema poole riigikogu liige Peeter Ernits, kes päris aru ühe haridusministeeriumi dokumendi AK-märke õigustatuse kohta ja uuris lisaks, kui palju on Eestis dokumente, millele kehtib 75-aastane juurdepääsupiirang ja kas peaks hakkama neid piirangust vabastama.

Seadus: teabe avalikkus on reegel, salastamine erand

Õiguskantsler märkis vastuses, et põhiseaduse järgi on igaühel õigus vabalt saada üldiseks kasutamiseks levitatavat informatsiooni ning riigi ja kohaliku omavalitsuse asutused on kohustatud andma isiku nõudmisel informatsiooni oma tegevuse kohta.

"Juurdepääs ei laiene andmetele, mille väljaandmine on seadusega keelatud, ja eranditult asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud andmetele," sõnas Madise.

Madise sõnul tagab üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsuvõimaluse avaliku teabe seadus ning see lähetub põhimõttest, et "avaliku teabe avalikkus on reegel ja dokumentide asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine erand".

Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave on näiteks teave, mis sisaldab delikaatseid isikuandmeid, näiteks terviseandmeid või infot süüteo toimepaneku või selle ohvriks langemise kohta, enne kui on toimunud avalik kohtuistung, langetatud kohtuotsus või lõpetatud menetlus. AK-märge on põhjendatud ka juhul, kui neile andmetele ligipääs kahjustaks tunduvalt kellegi eraelu puutumatust.

Dokumendiregistris tuleb seaduse kohaselt registreerida asutusele saabunud ja asutusest väljasaadetud dokumendid, asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid ning sõlmitud lepingud. Raamatupidamisdokumente ei pea dokumendiregistrisse kandma.