Oleme Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liidu (ITL) kontoris teinud arvutusi: meie MTÜ on võitnud oluliselt tööaega, kuna arve andmed lähevad automaatselt programmi, neid pole vaja ükshaaval sisestada ega kontrollida. Aastas oleme saavutanud kokkuhoiu raamatupidamisettevõttele makstavast tasust andmete sisestamise ja kontrollimise pealt umbes 1300 eurot.

Kui saame sajaprotsendiliselt üle minna e-arvetele, siis saaksime veel rohkem kokku hoida, lisaks võidaksime tööaega: ühe e-arve saatmisele kulub hinnanguliselt minut, pdf-arvele ja e-kirja saatmisele viis minutit. Aastas hoiab sellega olenevalt arvete hulgast kokku ühe töönädala jagu tööaega. Seda aega saab sisulisemate tööde jaoks kasutada ja seeläbi organisatsiooni efektiivsust tõsta.

Meie teenusepakkuja kuutasu on üheksa eurot, sellele lisandub kümme senti arve saatmise, 15 senti arve vastuvõtmise eest. Digiteerime kviitungeid ja arveid, mis pole meile masinloetaval kujul saadetud. Meie raamatupidamisega tegelevad inimesed ei taha meenutada "rumala töö" aegu, mil kõigi sissetulevate arvete read tuli täita käsitsi. Septembris oli 64 arve saatmiskulu 6,40 eurot. Eelmise aasta kulu e-arvete teenuse eest jäi alla 190 euro, ühes kuus tähendab see umbes viie kolmeeurose kohvi kulu. Meie jaoks on see tasu võrreldes kasuga (ajavõit, täpsus, mugavus) ikka tühine.

Kas e-arvete teema peaks meid kõiki puudutama? Alates 2030. aasta südasuvest on e-arved rahvusvaheliste ehk piiriüleste tehingute puhul Euroopa Liidus kohustuslikud, seega igal juhul oleme sinnapoole teel. Vaatamata Eesti digiedulugudele on näiteks majandustehingute kajastamine jätkuvalt paljuski n-ö elektroonilises kiviajas: andmeid sisestatakse käsitsi, liiga palju kulub aega tugitegevustele.

Rääkides nendega, kes on e-arveldamisele üle läinud, on neil pigem kahju, et varem seda ei teinud. E-arvete võimekus on olemas kõigis raamatupidamisprogrammides. Lõpptarbijat keerukas standardite ja tehniliste nüansside maailm ei puuduta üldse. Ettevõtja koostab arve täpselt samamoodi nagu igas muus formaadis, ta näeb seda sarnasena kui pdf-arvet ning vajutab lihtsalt nupule "saada". Ja kui arve saaja on määranud end äriregistris e-arve vastuvõtjaks, liigub see automaatsel e-arvena tema arveldamissüsteemi.

E-arve ei tõsta halduskoormust

E-arve ei tõsta halduskoormust, vaid vähendab. Näiteks kujutage ette tegevusi, mida on vaja teha kümneeurose kassatšeki raamatupidamisse kandmiseks. Praeguste lahendustega on võimalik kviitung viia masintöödeldavaks ühe pildi tegemisega, kusjuures väikestele ettevõtetele on see täiesti tasuta.

Vastavate rakenduste/äppide abil saab kviitungeid lihtsalt digiteerida. Sisuliselt peab ettevõtja lihtsalt kviitungi üles pildistama ja edasi, sh raamatupidamistarkvarasse, liigub see juba masinloetava e-arvena ning iga infokild jõuab õigesse kohta.

Liidestus äpi ja raamatupidamistarkvara vahel on reeglina küll vaid tasuliste pakettide võimalus (alates kümnest eurost kuus), aga ühenduse loomine käib vaid mõne hiireklikiga, ega nõua IT-alaseid teadmisi.

Kulud ja kasud

E-arvete kasutamine muudab ettevõttes raamatupidamise efektiivsemaks, arvete sisestamise aeg ja sisestamise vigade arv väheneb oluliselt. Nagu mainitud, siis raamatupidamistarkvarades on olemas nii e-arvete saatmise kui ka vastuvõtmise võimalus. Suurettevõtetel on e-arvelduse lahendused juba olemas e-arve operaatorite kaudu.

Kardetakse suurt kulu e-arvetele üleminekul ja seda, kas väike- ja keskmise suurusega ettevõtted saavad seda endale üldse lubada.

Väikefirmade jaoks on soodsad ja ka täiesti tasuta lahendused olemas. Tasuta paketi puhul on kindel arv dokumente kuus, mida saab vahetada.

Kui aga on soov e-arvetega saadavast kasust täiel määral osa saada, võib alati valida tasulise paketi, millega dokumendid liiguvad automaatselt ja masinloetavalt raamatupidamisprogrammi. Seejuures räägime me umbes kümneeurosest lisakulust kuus, millega vabaneb ühe arve kohta 3–5 minutit raamatupidaja tööaega, sest klassikaliselt sisaldab antud ajakulu arvete saatmist, vastuvõttu, arhiveerimist, digiteerimist, äpi kasutamist, ühendust raamatupidamistarkvaraga jm.

Kümne euro eest kuus kaasneb mugavus: ettevõtja ei pea manuaalselt dokumente raamatupidajale edastama, raamatupidaja ei pea neid käsitsi sisestama ja hiljem vigade parandamisega deklaratsioonides-aruannetes tegelema. See kõik on ajavõit, sealhulgas muutub raamatupidamisteenus seoses manuaalse töö vähenemisega (ajakulu) soodsamaks. Rahaline kasu on märkimisväärselt suurem kui see kuutasu.

Küberkuritegevuse käigus toimub hulk arvepettusi. Politsei- ja piirivalveameti andmetel on kasvanud pettuste arv sel aastal 700-lt 1800-ni, rahaliselt on pahalaste tulu kasvanud viielt miljonilt eurolt kaheksale miljonile eurole. Libaarvete, serveritesse häkkimise ja arveldusinfo muutmise tulemusel kaotatud raha tagasisaamine on sisuliselt võimatu. Turvaliste, kõrgeima andmekvaliteediga e-arvetega saab pettusi vältida, sest ühendused on krüpteeritud.