Eksperdid hindavad uut dokumendihalduse süsteemi riigi raha raiskamiseks

Seniste Eestis kasutavate dokumendihaldussüsteemide loojad on kriitilised, et riik on asunud 2,3 miljoni euro eest uut keskset registrit arendama. Ametnike sõnul küll kaaluti vanade süsteemide mugandamist, kuid paremaks peeti siiski täiesti uue ja ühtse loomist.
Kui Eesti riigiasutustes on praegu kasutusel seitse eri dokumendihaldussüsteemi, millest enim kasutatud on kaks – vabavaralised Delta ja A-Dok –, siis juba aasta pärast peaks valmima enamikule asutustele täiesti uus ja ühtne süsteem.
Uue haldussüsteemi mõte on olnud üleval juba aastaid, kuid sai suurema hoo sisse kolme aasta eest, kui ministeeriumite kantslerid leppisid kokku suuna ja arenduskulude jagamise. Üheks arenduse peamiseks eesmärgiks seati kokkuhoid.
Küsimustele, miks on vaja kokkuhoiu nimel hakata arendama 2,3 miljonit maksvat täiesti uut süsteemi, mitte mugandada mõnda senist, vastas siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (SMIT) peadirektori asetäitja Marti Lung, et peamiselt kasutatav Delta on tänaseks suuresti vananenud.
"Deltast on meil tehtud arvestatav hulk instantse, et saaksime eri asutustele seda teenust pakkuda. Kui analüüsisime, kuidas Delta dokumendihaldus töötab, siis jõudsime järeldusele, et saame instantside arvu vähendada ja sellega kulusid süsteemi ülalhoidmiseks ja majutamiseks vähendada. Sellega saame maha võtta keerukust," rääkis Lung.
"Kui ametnikud saadavad praegu eri dokumendihalduse süsteemide vahel dokumente meili teel ja mõlemalt poolt peab keegi dokumendi süsteemi panema, siis ühtne süsteem vähendab asutustevahelisi barjääre ministeeriumite haldusalas ja ka laiemalt," selgitas Lung.
SMIT: otsustasime uue süsteemi kasuks
Kuid otsus hakata arendama uut süsteemi, mitte mugandama Deltat, ei tule Lungi sõnul ainult sellest, et ühtset lahendust leida ja majutuselt raha kokku hoida.
"Delta on 15 aastat vana ja seal on kasutuses komponendid, mis pole tänases mõistes infosüsteemina integreeritavad ega ristkasutatavad. Uues lahenduses näeme kogu dokumendihaldust modulaarsena, seal on eri funktsioonid: allkirjastamised, tembeldamised, kinnitusringid pluss klassikaline dokumendipool," rääkis Lung.
Lungi sõnul kaaluti nii Delta mugandamist kui ka kommertslahendusi. Ka A-Dokki analüüsiti mugandamise vaates, kuid ka sellest loobuti.
"Kõiki asjaolusid arvesse võttes oli SMIT-i ettepanek, et alustame uuega," sõnas Lung.
Veel üks arenduse osapooli, riigi tugiteenuste keskus (RTK), kinnitas samuti, et enne, kui jõuti uue dokumendihaldussüsteemi loomiseni, analüüsiti eri variante.
"Soov on ehitada süsteem, mis vastab tänapäevastele arhitektuurilistele lahendustele, kus on pilvevõimekus ja süsteem ei ole sõltuv litsentsidest," ütles RTK kommunikatsioonijuht Madle Mereste.
A-Doki loonud tarkvaraarendaja Targo Tennisberg on aga kriitiline, et riik otsustas hakata nullist ja uute inimestega uut süsteemi arendama: tema sõnul oleks A-Dokki saanud küll mugandada ja teha seda hoopis soodsamalt.
Tennisbergi sõnul pole A-Doki koodibaas vananenud.
"Üsna pidevalt on uusi arendusi juurde tulnud: näiteks hiljuti lisasime kõnetuvastuse ning väliste kodanike menetlustesse kaasamise võimalused. Mulle teadaolevalt see uue dokumendihaldussüsteemi plaan näiteks selliseid võimalusi üldse ei sisalda ja need tuleks millalgi veel lisaks uuesti arendada," sõnas Tennisberg.
Tennisbergi sõnul pole A-Dokis ka "paljude instantside" probleemi, vaid hulk asutusi saavad kõik olla samas süsteemis.
"Näiteks on kliimaministeeriumi haldusala allasutused kõik samas süsteemis, süsteemiadministreerimise kulu on sellega kokku hoitud, kuid sisuliselt saab iga asutus sõltumatult kasutada. Veel suurema näitena saab tuua riigikoolid, kus 80 kooli on kõik samas instantsis, kuid saavad oma tööd sõltumatult teha. Seega on A-Dok just sobiv platvorm selle "ärme saada meili teel asutuste vahel dokumente" küsimuse adresseerimiseks, sest see on seal juba lahendatud teema", rääkis Tennisberg.
Tennisberg: analüüs oleks olnud odavam kui arendus
Eri andmekomplektide teema on Tennisbergi sõnul A-Dokis samuti lahendatud – asutused saavad kasutada nii ühist metaandmemudelit kui ka luua enda omi.
Tennisbergi sõnul juhtis ta 2023. aasta suvel neile teemadele RTK ja SMIT-i tähelepanu.
"Tõin ka välja, et A-Doki kohandamine uue süsteemi nõuetele – taheti uuendatud kasutajaliidest, mõnesid täiendavaid liidestusi ning teistsuguse andmebaasiserveri kasutamise võimalust – maksaks pigem umbes 400 000 eurot, mitte miljoneid, kuid sellele vastati SMIT-ist, et kas me peame siis kõiki teisi süsteeme läbi analüüsima," sõnas Tennisberg.
"Minu meelest oleks sellisele analüüsile paari nädala kulutamine päris mõistlik, kui teisel kaalukausil on miljonite suurune erasektorist arendusressursi hankimine ning hulga riigitöötajate mitme aasta palk. Mingit reaalset analüüsi, mis sisaldaks võimaluste kõrvuti läbivaatamist ning konkreetseid kalkulatsioone, minu teada aga tehtud ei ole," sõnas Tennisberg.
Tennisberg rõhutas ka, et tema kriitika ajend pole see, et tema ettevõte oleks millestki ilma jäänud.
"A-Dok on vaba tarkvara, riigil on selle lähtekood, seda võib edasi arendada kes iganes. Meie selle eest mingit litsentsitasu ei saa, asi on valmis tehtud ja saaks lihtsalt kasutusele võtta. Teeb lihtsalt meelehärmi, et kodutöö tegemata jätmise pärast niiviisi maksumaksja miljoneid kulutatakse," ütles IT ettevõtja.
Arendaja: kas ühtset süsteemi on üldse vaja?
Delta ja mitmete teiste dokumendihaldussüsteemide looja Veiko Berendsen leiab aga, et keskne dokumendihaldussüsteem – mitte iga asutuse vajadustele kohandatud register – pole õige vastus probleemile, mida on vaja lahendada.
"Probleem on see, et asutustes on teave väga paljudes kohtades ja kujul. Vajalik ja ebavajalik on segiläbi, väärtuslik ja väheväärtuslik samuti. Dokumendihalduse süstematiseerimine puudutab tugitegevusi ja kuigi seegi on oluline, et asutuste juhtimisest võiks ühte moodi aru saada, on see siiski teisejärguline," ütles Berendsen.
Berendsen kirjeldas, et Delta sündis 15 aastat tagasi, ajal mil oli veel vaja likvideerida viimased paberid ja saavutada süsteemis digidokumentide usaldusväärsus. "Aga mida siis ei olnud, on Google ja Office365 dokumentide ühiskoostamine kogu pilvepõhise ökosüsteemiga," lisas Berendsen.
Kuigi ühtse dokumendihaldussüsteemi ellukutsujad juhindusid kokkuhoiu loosungist, siis Berendseni hinnangul on arvutused tehtud poolikult ja interpreteeritud manipulatiivselt.
"See tähendab, et nende paari ametniku peas, kes selle otsuse läbi surusid, oli otsus ette välja mõeldud. Ma pean seda valeks lähenemiseks, sest meil on olnud 20 aastat mitu edukalt kliendivajaduste alusel arendatud toodet," sõnas Berendsen.
Berendseni sõnul on RTK-s on pädevad töötajad, kuid neile pandud ülesanne pole õige.
"Riigil puudub dokumendi- ja teabehalduse vallas sisuline arusaam. Formaalne arusaam, et tsentraliseerimine on lahendus, on veel üks klots selles kurvas näidete rivis, et kui midagi muud teha ei oska, siis teeks vähemalt organisatsioonilisi ümberkorraldusi," sõnas Berendsen.
Berendseni üht seisukohta, et eri asutustel on dokumendihalduses eri vajadused, toetab ka kaitseministeeriumi otsus loodava ühise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtmisest loobuda.
Seal on üheks põhjuseks asjaolu, et kaitseministeerium vajab oma dokumendihaldussüsteemis kohta ka salastatud teabe töötlemiseks mõeldud dokumentidele, kuid riigi ühtne dokumendiregister on mõeldud vaid avalike või asutusesiseseks kasutamiseks märkega dokumentidele.
"Teised asutused peavad salastatud teabe töötlemiseks eraldi dokumendihaldussüsteeme üleval pidama. Kuna kaitseministeeriumi koos oma allasutustega on riigis suurim riigisaladuste töötleja, oli oluline, et asutuse asjaajamiseks kasutatakse ühtset tarkvara," ütles kaitseministeeriumi pressiesindaja Andra Nõlvak.
Loodav riigi dokumendihaldussüsteem peaks kasutusele tulema järgmisel aastal. Ühtsesse dokumendihaldusesse tulevad dokumendid kõigilt keskvalitsuse asutustelt, nagu näiteks ministeeriumid, valitsusasutused, hallatavad asutused, kohtud, vanglad, riigikoolid.
Uut süsteemi arendavad RTK, SMIT ja registrite ja infosüsteemide keskus koos välise partneriga.