EAS kuulutas 2016. aasta maikuus välja raamhanke kolme üritusturunduspartneri leidmiseks. Üle kivide ja kändude läinud riigihange sai kolme edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmitud viimaks aasta hiljem.

Raamhankega ostavad riigiasutused omale võimalusi teatud mahus soovitud teenust osta, ent kohustust seda mahtu täis kulutada ei ole. Seetõttu ei pruugita alati ka täpselt ette teada, milliseid teenuseid ja mis mahus pika ajaperioodi jooksul vajatakse.

Käesoleva hanke pikkuseks määras EAS 30 kuud ehk 2,5 aastat, mille jooksul on neil võimalus kuni 900 000 euro eest kolme raamhankesse jõudnud partneri käest ürituse kaupa teenust osta.

Ühe pakkujaga mitmest, kelle pakkumuse EAS hankemenetluse käigus tagasi lükkas, käis EAS ka kohut. Pärast kaotust halduskohtus andis vaidlustaja alla ning jättis ringkonnakohtusse edasi kaebamata, ent argumentidest, mida EAS kohtus esitas, jäi kaebajale suhu mõru maik.

EAS-i jaoks oli see esimene kord üritusi sisse osta raamhankena mitme aasta peale, mitte ühe ürituse kaupa hankida, nagu seni.

"Varasemalt hangiti igat üritust eraldi, kuid sellega kaasnes suur halduskoormus, ajalise ressursi kadu ehk seadusest tulenevad pikad menetlustähtajad, ürituste eriilmelisus (puudus ühtne kontseptsioon), palju kulus aega lepingupoolte ootustest ja soovidest arusaamisele," põhjendab EAS-i pressiesindaja Mariann Sudakov, miks nüüd 900 000 euro eest ürituste korraldamiseks partnereid otsima asuti.

Hankedokumentides, mis EAS üritusturundusfirmadele hankel osalemiseks saatis, andis organisatsioon teada, et soovib osta tüüpilisi selle valdkonna teenuseid, alates punase vaiba ja tehnika rendist, lõpetades toitlustuse ja esinejate ning üritusele registreerimise ja parkimise korraldamisega. Lisaks veel projektijuhtimist ja loovjuhtimist, mille käigus pikka loetelu eri teenustest tavaliselt korraldataksegi; EAS-i hankes olid need aga eraldi loeteluna.

Üritusturundusagentuur Orangetime, kes ei saanud vastust EAS-i vajatavate teenusemahtude kohta, otsustas müüa oma projektijuhtimise ja loovjuhtimise teenust null euroga tunnist, otsustades, et teenivad komisjonitasudest muude teenuste (ikka see toitlustuse korraldus, tehnika ja punase vaiba rent jne) vahendamisel, kuivõrd hankedokumentides teatati vaid kahe loetletud teenuse - projektijuhtimine ja loovjuhtimine - tunnihinna hindamisest. Seejuures jättis tellija ehk EAS selgitamata, mida nende jaoks loovjuhtimise teenus tähendab, nii et iga pakkuja võis seda pakkumise esitamisel mõista omamoodi.

Juristide hinnangul ebaseaduslik nõue

EAS lükkas Orangetime'i pakkumuse kui mittekvalifitseerunu tagasi. Põhjuseid selleks oli mitu.

"Ettevõtja Orangetime pakkus antud riigihankes projektijuhtimise ja loovjuhtimise tunnihinnaks null eurot. Mistahes teenuste osutamine tasuta on vastuolus riigihangete seadusega ja Euroopa Liidu direktiiviga. Alapakkumuse alusel sõlmitavad hankelepingud võivad lõppkokkuvõttes kujuneda kallimaks kui algselt loodetud. Riigihangetes on põhjendamatult madalama maksumusega pakkumused keelatud. Hankija kohustus on tuvastada, et teenustelt tasutakse vähemalt minimaalse tööjõukulu puhul riiklikke makse. Antud ettevõtja pakkumus sellist järeldust teha ei võimaldanud, ning sellisele seisukohale asus ka kohus," selgitab Sudakov.

Lisaks oli hankedokumendis hoiatatud: automaatselt langevad välja need, kelle teenuste hind on üle 35 protsendi väiksem kõikide pakkujate aritmeetilisest keskmisest. Miks siis ettevõte sellise hinnapakkumise üldse tegi, kui teadis, et see igal juhul tagasi lükatakse?

Orangetime pidas sellist hindamismeetodit absurdseks: "Tunnihind ei ütle teenuse maksumuse kohta mitte midagi, kui pole teada ostetavate tundide arv ja nad seda kuidagi ei normeeri," põhjendab ettevõtte juhatuse liige Jüri Luud. "Te ju ei oska telliskivi hinna järgi arvutada maja maksumust, kui ei tea, millist maja ehitate," toob ta näiteks.

Juristide hinnangul ebapädeva tingimuse peale EAS-i vastu kohtusse läinud Orangetime sai kohtus aga uue üllatuse osaliseks: nimelt väitis EAS, et neil ongi sõlmitavas hankes plaanis peamiselt projektijuhtimist ja loovjuhtimist tellida.

EAS väitis kogu hankeprotsessi vaidlustamise jooksul läbivalt, et pakkujatel polnud mingit alust eeldada, et sõlmitava lepinguga tellitakse ka teisi teenuseid peale loov- ja projektijuhtimise. Seega peaksid selle väite järgi tegelema toitlustuse, ruumide, tehnika jms rendi ning korraldusega EAS-i töötajad ise, kusjuures nende teenuste ostmiseks tuleks korraldada eraldi hanked. Ent just sellest soovis EAS raamhanke korraldamisega pääseda.

Möödunud aasta maikuust tänavu aastani ehk pisut enam kui poole aastaga on EAS oma 2,5-aastase hanke 900 000 eurost kulutanud raamhankega ära 260 000 eurot.

"Üritusi on hanke raames korraldatud 14, sellest 13 on teinud ID Production ning ühe Jolos," ütleb Sudakov. "Enamasti on need olnud näiteks ürituste loovjuhtimine, projektijuhtimine (sh koha, tehnika, esinejate, toitlustuse jne leidmine-vahendamine) jms."

Seega on EAS pannud projektijuhtimise alla kõik need tehnilised teenused, mida hankega justkui eraldi eelarvereal sooviti osta ning mida EAS väitis kohuts raamhankest väljaspool soetavat.

Ka väljaspool raamhanget on EAS ürituste korraldamiseks hankeid siiski osaliselt jätkanud.

"Lisaks on kasutatud ürituste korraldamisel, sh näiteks konverentsiruumide rendiks, tehnilise korralduse teenuseks ja toitlustusteenuseks hanget," toob Sudakov välja.

Hankeid on tehtud reisibürooteenuse alt mahus 200 000 eurot. "Antud hankest kasutatud teenuste puhul on tegemist suhteliselt standardsete lahendustega, mis ei vaja mahukat loovjuhtimist. Hanke raames kasutatud teenusega on korraldatud näiteks infopäevad, konverentsid, seminarid ettevõtjatele, samuti infopäevad maakondades, sihtturuseminarid, välisdelegatsioonide kohtumiste korraldamiseks," loetleb Sudakov.

Kulukas kogemus parema tuleviku nimel

Jüri Luud on veendunud, et otsusele teenuste eraldi tellimise jutuga kohtus puru silma ajada asus EAS ainult põhjusel, et Orangetime'i pakkumus igal juhul tagasi lükata, mis omakorda tulenes soovimatusest tunnistada hanke ettvalmistamisel ja läbiviimisel tehtud vigu.

„EAS pidi meid igal juhul välja saama, sest kui nad oleks meid hindama hakanud, siis poleks nad saanud hanke eesmärki – leida kolm partnerit – täita, kuivõrd poleks saanud moodustada pingerida; meie oleksime saanud maksimumi ja teised null punkti,” põhjendab Luud.

Ehkki kohtuprotsess kujunes kulukaks, võttis Orangetime selle ette kindla eesmärgiga.

"Sisuliselt võitlesime me oma võitluses kogu agentuuriäri eest, et riigihankeid ei muudetaks loteriiks, kus lepingu saamine sõltub õnnest," ütleb Luud. "EAS lubas, et kui üritusturunduse hange sellisena edukas on, siis hakkavad nad ka kõiki teisi teenuseid samamoodi hankima. Kuna nad seda teinud pole, siis ilmselt niipalju oli meie toonasest võitlusest kasu," hindab Luud.