Järelevalve raport võtab kokku, et TTÜ-s puuduvad ühtsed projektijuhtimise põhimõtted, endale kehtestatud reegleid ei järgita järjepidevalt, pole ülevaadet, milline on välismaal resideerivate töötajate tegelik panus, tööülesanded on lepingutes fikseeritud vaid üldiselt või koguni suuliselt ning puudub süsteem jälgimaks mitme projekti heaks töötamise korral inimese tegelikku tööpanust igasse projekti eraldi.

Ministeeriumi ettepanekul peab ülikool täiustama oma projektijuhtimise ja personaliarvestuse töökorraldust.

Puudulikud projektijuhtimise põhimõtted

Raporti koostajate teatel on ülikooli arengukavas võetud jõuline suund rahastusallikate mitmekesistamisele, kuid toetava keskse projektijuhtimise korralduse kujundamiseks ei ole tegevusi ette võetud. Seetõttu on ebamõistlikult suurenenud struktuuriüksuste juhtide ja akadeemiliste töötajate ajakulu projektijuhtimisele ning ei ole tagatud projektide haldamise ja teiste oluliste juhtimisprotsesside läbipaistvus, järjepidevus ja ühetaoline rakendamine organisatsioonis tervikuna. Selle tulemusena on erinevates struktuuriüksustes kujunenud oma juhtimispraktikad, mis omakorda võivad viia vääritimõistmiste ja ekslike ootusteni töötajate ja üliõpilaste seas. Samuti pärsib see ühtse organisatsioonikultuuri kujunemist ning võib ohustada ülikooli mainet ja usaldusväärsust.

Ebajärjepidevus reeglite järgmisel

Ülikool ei täida enda kehtestatud reegleid järjepidevalt. TTÜ põhikirjaga on pandud instituudi juhtidele ülesanne kehtestada oma instituudis sisemine struktuur ja töökorraldus, kuid kõik instituudid seda ei täida. Paljudel töötajatel ei ole ametijuhendeid, kuigi ülikool on kehtestanud ametijuhendi koostamise korra, mille kohaselt on ametijuhend töölepingu kohustuslik lisa. Teaduskondade ja instituutide tasandil toimitakse sageli suuliste kokkulepete alusel, mida ei fikseerita ja mille kohta info levib vaid suulisel teel juhuslikus määras. Sellisel moel sõltub töötajate, üliõpilaste ja ka partnerite ligipääs olulisele infole sellest, millistesse võrgustikesse töötaja kuulub või kui lähedal struktuuriüksuse juhile ta instituudi hierarhias paikneb, mistõttu on kahjustatud kõigi osapoolte õiguskindlus ja –selgus.

Välismaal resideerivate töötajate panus ebaselge

Ülikool on sõlminud töölepingud inimestega, kelle töö tegemise asukoht on välismaal. Ent ülikooli töökorralduse eeskirjas on detailsed ettekirjutused, mida on võimalik järgida või nende järgimist kontrollida ainult siis, kui töö tegemise asukoht on Eestis, mistõttu jääb ebaselgeks välismaal töötavate inimeste panus. Kuna ülikoolil on õigus ja osaliselt ka kohustus kehtestada oma organisatsiooni spetsiifikast ja vajadustest lähtuvalt teatud protsessidele regulatiivne raamistik, et tagada nende ühetaolisus, õiguspärasus ja kontrollitavus ning ülikooli liikmete ja partnerite võrdne kohtlemine, on ülikoolil ka kohustus tagada nende regulatsioonide täitmine ning vajadusel regulatsioone ajakohastada, leiab raport.

Üldised või üksnes suuliselt fikseeritud tööülesanded

Tööülesanded on mitmetes töölepingutes fikseeritud üldisel tasemel või suulisel kokkuleppel vahetu juhiga. Tööülesanded võivad täpsustatud olla ametijuhendis või töölepingu lisades. TTÜ kui tööandja on muutnud töötaja töötasu aluseks olevaid finantsallikaid ilma töötajat sellest teavitamata, mis tekitab olukorra, kus töötaja ei tea, milliste projektide juures ta millises mahus töötama peab. Samas muutuvad töötasude finantsallikad sageli, samuti kujuneb paljude töötajate töötasu mitmetest finantsallikatest. Seetõttu ei ole TTÜ töötajatel kohati selgust, millise projekti heaks nad tööülesandeid täidavad.

Ülikoolis puudub ka süsteem, mis võimaldaks korraga mitmes projektis osalevate töötajate puhul hinnata, kui suure osa tööajast keegi teatud projektile pühendab. Puudub ülevaade töötajate tegelikust töökoormusest ja tööülesannete mahust. Töötasude kombineerimine erinevatest projektipõhistest rahaallikatest ilma töötajaid sellest teavitamata või töötajatega võimalikus ülesannete muutmises kokku leppimata loob olukorra, kus töötajad võivad enesele teadmata saada täiendavaid kohustusi (nt täita tööajatabeleid teisiti) või esitada ekslikke andmeid rahastajatele (nt olla projektis märgitud täitma ülesandeid, mida reaalselt ei täida). Selline praktika kahjustab ülikooli mainet ja usaldusväärsust tervikuna, sedastab raport.

Regulatsioone peab ühtlustama

Raporti koostajad tegid ülikooli rektorile ettepanekud tagada, et TTÜ erinevate tasandite juhtimisalased tegevused ja kehtivad regulatsioonid oleksid omavahel kooskõlas, aga ka vaadata üle TTÜ töökorraldust reguleerivad korrad ja viia asutuse tegevus nendega ametijuhendite kehtestamise ja erinevates asukohtades töötavate inimeste tööülesannete täimise ja kontrollimisega kooskõlla.

Lisaks tuleks parandada projektijuhtimise keskset korraldust, täiendada sisekontrollimeetmeid, mis tagaksid projektijuhtimise ühtlasema taseme ning süsteemi selguse ja läbipaistvuse tervikuna.

Samuti tuleks üle vaadata ülikoolis keskselt kasutatav finantsallikate muutmise otsuste süsteem, millega kaasnevalt muudetakse ka töötajate tööülesandeid. Tööülesannete muutumise korral tuleb töötajat sellest teavitada.

Järelevalve ajendiks oli TTÜ Ragnar Nurkse innovatsiooni ja valitsemise instituudi teadusinnovatsiooniprojekti OpenGovIntelligence (OGI) rahastamise ja tööaja arvestuse kohta ilmunud artikkel Postimehes.

TTÜ: ministeerium meil süütegusid ei leidnud

Tallinna Tehnikaülikool teatas, et nende jaoks oli olulisim raporti järeldus, et tõendeid seaduserikkumistest ei leitud ning süütegusid sooritatud ei ole, nagu nad ka varem ise oma uurimisega järeldanud on.

"Õiendis toodi esile ülikooli sisekorra rikkumised, mida ülikool on varasemalt ka ise tuvastanud ja tunnistanud. Kolm varasemat tehnikaülikooli sisemist kontrolli –siseauditi büroo tehtud erakorraline audit, ajakirjanduses avaldatud süüdistuste kontrollimiseks moodustatud uurimiskomisjon ning ülikooli nõukogu ülesandel teostatud auditikomitee audit – on osutanud probleemidele projektijuhtimises, tööaja arvestuses, välismaalaste töösuhetes ja teistes väiksemates küsimustes, mida ülikool on asunud lahendama," seisab TTÜ avalduses.

Ministeeriumi järelevalve õiendi detailsem analüüs ja sellest tulenevate järelduste tegemine on kavas läbi viia lähema 3-4 nädala jooksul, lubab ülikool.

"Ministeeriumi järelevalve poolt tuvastatud puudujäägid on loomulikult kahetsusväärsed ja ülikool võtab soovitusi väga tõsiselt. Loodame, et kavandatavate sammude tulemusena õnnestub ülikoolil mõistlikult ühendada bürokraatlikud nõuded ühelt poolt ning akadeemilise vabaduse ja ülikooli autonoomia põhimõtted teiselt poolt," kommenteeris HTM-i auditit TTÜ teadusprorektor Renno Veinthal.