Iga tööpäeva hommikul avab ajakirjanik ministeeriumi dokumendiregistri, et näha, millega riik tegeleb. Kirjades, korraldustes ning eelnõudes kerkivad mured ja rõõmud, keerulised arutelud ja tulised skandaalid veel hoogsamalt kui hommikuses ajalehes. Loetu põhjal teeb ajakirjanik valiku ja nõnda jõuavad mitmed dokumendiregistrites kõlavad teemad avalikkuse ette. Aga kes valib välja dokumendid, mis registrisse kantakse?

Avaliku teabe seadus on üsna konkreetne ja ütleb, et asutusele saabunud ja sealt välja saadetud dokumendid tuleb registreerida hiljemalt järgmisel tööpäeval.

Ometi viidatakse mitmest ministeeriumist, et taoline korraldus on üsna üldine. Sestap kehtib pea kõigis ministeeriumites sisemine ja hulga täpsem kord.

Näiteks siseministeeriumis teabehaldusega tegelev Sille Uusleer selgitas, et registreerima peab kõik tõendusväärtusega dokumendid.

"Kirjad, milles on oluline teave ministeeriumi seisukohtade, ülesannete täitmise, õigusaktide kehtestamise või muid võimalikke vaidlusi sisaldavate teemade või küsimuste kohta," loetles Uusleer. "Kokkuvõttes saab registreeritud kõik, mis eeldab ministeeriumi poolt jätkutegevusi."

Sarnane kord on kehtestatud ka kliimaministeeriumis. "Registreerida ja vastata tuleb kõigile ametialastele dokumentidele ja päringutele, mis sisaldavad infot või ettepanekuid ministeeriumi tegevuse kohta ning mis sisult nõuavad vastamist, avalikustamist, teatavakstegemist, täitmist või edastamist teistele asutustele," vahendas ministeeriumi kommunikatsioonijuht Kadri Peetersoo.

Registrid näitavad, et ametnikud tegelikult ei upu dokumentidesse

Kliimaministeeriumi dokumendiregistrit avades näib esialgu, et ministeerium panebki sinna kõik majas sündivad paberid. Näiteks 16. aprillil seati nimekirja 540 dokumenti. Asja lähemalt vaadates selgub, et suurem osa neist dokumentidest on keskkonnaameti, keskkonnaagentuuri või maa-ameti loodud.

Umbes 300 töötajaga kliimaministeerium ise registreeris tol päeval 52 dokumenti ehk ühe dokumendi kuue töötaja kohta. Nende dokumentide seas on ka kõikvõimalikud kooskõlastused, korraldused ja käskkirjad.

Hulga väiksem siseministeerium registreerib keskmiselt 20–30 dokumenti päevas.

Sille Uusleer ütles, et kirjade hulk võib ka üsna palju kõikuda. "Kriiside järel või ka seadusemuudatuste järel pöördumiste maht kasvab ja muul ajal, kui on vaiksem periood, siis neid pöördumisi võibki tõesti olla vähem registreeritud," rääkis Uusleer.

Umbes 100 töötajaga kultuuriministeerium seadis läinud nädalal registrisse keskmiselt üheksa dokumenti tööpäevas.

Ministeeriumi teabehalduse juht Ingrid Kaskepeit kirjeldas sealset lähenemist sarnaselt teiste majadega. Registreerima peab kõik kirjad, millele oodatakse vastust, seisukohta või muid jätkutegevusi.

"Meil on üsna vähe dokumente, mis majja sisse tulevad" ütles Kaskpeit. "Iga päev on küll erinev aga kokkuvõttes pole pöördumisi nii palju."

Kuningas: saan päevas sadakond e-kirja

Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium on keskmisel aprillikuu tööpäeval registreerinud 20 dokumenti.

Ministeeriumi kantsler Ahti Kuningas ütles, et kõik asutuse üldmeilile saadetud kirjad tõstetakse dokumendiregistrisse peaaegu automaatselt.

Nende kirjade üle, mis saadetakse mõne ametniku töömeilile, langetab otsuse konkreetne ametnik. Taoline kord kehtib kõigis ministeeriumites. Ametnik võib endale saadetud kirjad ise registrisse kanda või paluda seda kellelgi teisel teha. Aga põhimõtteliselt võib ametnik ka otsustada, et mõni dokument registreerimist ei vääri.

Ahti Kuningas märkis, et tema saab iga päev sadakond e-kirja. Suur osa neist tulevad nii-öelda majast seest ning neid ei pea ka seaduse järgi registrisse kandma.

Samas rõhutas Kuningas, et ka väljastpoolt maja tulevate kirjade kohta teevad ametnikud ise valiku.

"Kui keegi küsib, et kas tal mingisuguse tegevusala jaoks on vaja ettevõte majandustegevuse registris registreerida, siis see ei ole niisuguse väärtusega," tõi Kuningas näiteks. "Piisab, kui ütelda jah või ei. Aga niisugused asjad, mis on eelnõu või mõne uue arengukavaga seotud, peab registreerima."

Ka avaliku teabe seadus ütleb, et kui teabenõudele vastatakse viivitamatult, ei pea seda dokumendiregistrisse panema.

Kas ametniku töökiri on ametlik kiri?

Ametnikega suheldes jääb mulje, et ministeeriumites suhtutakse asutuse üldaadressile ja ametnike töömeilile tulnud kirjadesse pisut erinevalt.

Andmekaitseinspektsiooni jurist Kadri Levand ütles esialgu, et sellel, kes täpselt kirja saab, pole seaduse mõttes suuremat vahet.

"Kõik see tegevus, mida asutus teeb läbi ametnike, peaks olema registreeritud," sõnas Levand. Samas märkis ta, et ametnike tööpostkasti läbivad kirjad pole automaatselt ametlikud kirjad.

"See piir ongi natukene segane, kustmaalt on asutuse kirjavahetus ja kustmaalt on ainult ametnike kirjavahetus," ütles Levand. "Me päriselt ei saa nõuda, et iga kirja peaks registreerima. Eriti kui see tegelik vajadus selleks puudub."

Asja muudab veel segasemaks see, et erinevaid suhtluskanaleid tuleb üha juurde. Ning üha suuremaks kasvab ka info maht, mida ametnikud peavad läbi töötama.

"Tahetakse õhemat riiki, tahetakse, et riik kiiremini tegutseks, aga paratamatus on see, et tippjuht, kellele allub 50 inimest ja allasutused, peab vaatama, mis tal on sisse tulnud ametlikus dokumendihalduse registris, ta peab õhtul läbi lappama sada e-maili, tõenäoliselt on talle helistatud kümneid kordi. Siis on veel Teamsi ja WhatsUpi messenger'id, muud suhtluskanalid," kirjeldas Ahti Kuningas ning tõdes: "See selekteerimine, ma tunnistan, käib inimlikult üle jõu."

Kuningas märkis, et mõnes Euroopa riigis on taolise dokumendihulga haldamiseks oma osakonnad ning igal tippjuhil oma sekretär. Samas rõhutas ta, et väiksem hulk töötajaid ei saa olla vabandus ning ministeerium toimetab selle kallal, et dokumendihaldust ümber korraldada.

"E-mailindus oleks mõeldud rohkem väliseks suhtluseks. Kõik majasisene suhtlus koliks nendesse chat'i-põhistesse platvormidesse, et paremini neid tööliine eraldada," selgitas Kuningas.

Keegi ei tea, kui paljud dokumendid jäävad registreerimata

Seda, kui suur osa dokumentidest registrisse jõuab ning kui paljud dokumendid jäävad kuni kustutamiseni ametniku kirjakasti, ei osata üheski ministeeriumis öelda.

Kadri Levandi sõnul on andmekaitseinspektsioon oma auditites hinnanud, kas dokumendiregistrites registreeritud kirjad on sinna tähtaegselt jõudnud ning kuidas käiakse ringi juurdepääsupiirangutega.

"Teistpidi kontrollimine, et kas kõik kirjad sinna üldse jõuavad, tundub päris keeruline," märkis Levand ning küsis omakorda: "Kas me peaks minema vaatama kõikide töötajate postkastidesse, et äkki nendest on midagi jäänud registreerimata? Et kuidas seda reaalselt siis läbi viia?"

Sama küsimus kõlas ka kõigist ministeeriumitest. Näiteks siseministeerium tegi mõned aastad tagasi põhjaliku auditi ja leidis, et kogu haldusalas kasutatakse liiga uljalt märget "asutusesiseseks kasutamiseks".

Aga ka selles auditis hinnati ainult neid dokumente, mis olid juba registrisse üles seatud. "Neil kirjadele, mis on teenistujate e-posti aadressil, meil ligipääsu ei ole, mistõttu me selles osas ka statistikat teha ei saa," sõnas Sille Uusleer.

Rahvusringhäälinguga suhelnud ministeeriumid kinnitasid, et ametnikele tuletatakse dokumentide registreerimise vajadust pidevalt meelde.

Ahti Kuningas lisas, et majandusministeeriumi audiitorid räägivad korra aastas kõigile maja töötajatele nii lobistidest kui ka korruptsioonist.

Andmekaitse inspektsioon reageerib konkreetsetele kaebustele

Läinud aastal tegi andmekaitse inspektsioon üle 80 avaliku teabe seadust puudutava otsuse.

Reeglina kaevatakse inspektsioonile siis, kui dokumendiregistrisse seatud dokumendile on liiga kerge käega AK-tempel löödud. Kadri Levandi sõnul reageerib inspektsioon üldjuhul konkreetse kaebuse peale.

Näiteks kui küsida Levandilt, kas läinud nädalal avalikuks tulnud Bolti kiri majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumile pidanuks dokumendiregistris olema, siis ei tõtta ta seisukohta võtma.

Seda, Euractivi abil kuulsaks saanud kirja pole ministeerium tänaseni registrisse seadnud.

"Te saategi teha meile selles osas mingi märgukirja," rääkis Levand. "Siis me saaks selle kirja välja küsida, et hinnata, kas see kiri oli selline, mida pidi registreerima või mitte. Enne selle sisu nägemata on mul väga raske öelda."

Küsimust, kas mõni dokument peab üldse registris olema, arutati viimati läinud aasta alguses. Lugu sai alguse, kui peaministri teleintervjuuks valmistunud valitsuse meedianõunik saatis rahandusministeeriumile kirja, kus palus üle vaadata Elektrilevi ja Eesti Energia lahutamist puudutavad jutupunktid.

Rahandusministeeriumi ametnikud tegid jutupunktide kohta hoogsat kriitikat ning kuna tegemist oli kahe asutuse vahelise suhtlusega, registreeriti kirjavahetus dokumendiregistris.

Pärast seda, kui rahvusringhääling kirjade põhjal loo avaldas, võeti dokument registrist maha. Rahvusringhääling esitas selle kohta päringu ning lõuna paiku oli dokument taas avalik.

Tollest juhtumist on möödunud enam kui aasta ning ajakirjanikud, kes igal hommikul ministeeriumite dokumendiregistreid läbi vaatavad, pole rohkem taolisi kirju leidnud. Riigikantselei teatel selliseid kirju ikkagi saadetakse.