Inimlik eksimus kui põhjendus on tihti pelgalt vastutajate katse vastutusest kõrvale hiilida ja seda tasub sarnastes olukordades ka edaspidi meeles pidada. Probleem on süsteemis.

Infosüsteemid, mis töösse võetuna on oma olemuselt sotsiotehnilised süsteemid olulise inimfaktori mõjuga, ei paikne väljaspool asutuse või ettevõtte juhtimisstruktuure, protsesse ega protseduure.

Piisavalt hästi toimivatele infosüsteemidele ajas uute nõudmiste esitamine ja nende täitmiseks vajalike arendustööde tegemine on tavapärane tarkvaraarenduse tsükkel, mille edukus sõltub olulisel määral küll tehnoloogilistest aspektidest, kuid veel enam tellija ja tööde teostaja koostöö kvaliteedist.

Veel paarkümmend aastat tagasi oli infosüsteemide arendamisel peamiseks lähenemiseks mahukal eelanalüüsil põhinev ühekordne tulevikku ennustada püüdev tsükkel, millele järgnev hooldus- ja arendusfaas oli kellegi teise probleem. Tugev sõltuvus eurorahadest, mis toetas jadamudeli (waterfall model) laialt levinud kasutamist ka ebasobilikes olukordades, süvendas halbade praktikate juurdumist.

Kaasaegsed tarkvaraarenduse praktikad arvestavad sellega, et loodav lahendus pole kunagi lõplikult valmis. sest ajas muutuvad nii vajadused, nõudmised, võimalused kui ka riskid.

Järjepideva arendustsükli toimimiseks on vajalik tihe koostöö kõigi osapoolte vahel mitte ainult ehitusetapis, vaid läbivalt kõikide etappides, alates otsuste tegemisest ja prioriteetide kokkuleppimisest kuni lahenduse kasutuselt eemaldamiseni. Lahenduse tugevuste ja nõrkuste kohta on kõige rohkem infot neil, kes sellega igapäevaselt tööd teevad.

Teenusejuhtimine kui organisatoorne võimekus toote arendustsükli ümber pakub raamistikku ja protsessipõhist toetust vajaduste mõistmiseks ning kõige sobilikumate valikute tegemiseks. Selle puudumisel tehakse pika mõjuga otsuseid tihti terviklikku lahendust ja selle toimimiseks vajalikku ahelat mõistmata.

Näib, et Eksamite Infosüsteemi (EIS) puhul olid selle ahela mitmed lülid katki kulunud.

Esiteks pole mõistetud rolle ja vastutust. Lõpuks laiema avalikkuseni jõudnud probleemide järgselt väikese arendusmeeskonna patuoinaks tegemine ning nende osas vassimine on labane ning lubamatu.

Olukorra põhjustanud probleemid näivad olevat pikaajalised ning seotud erinevate asutuste poolikult läbimõeldud liitmise ning ülesannete ja vastutuse poolikult läbimõeldud liigutamisega. Ministri, ministeeriumi ning allasutuste (praegusel juhul siis harno) vaheline koordineerimatus on avaldunud varemgi.

Lisaks on arusaamatu, miks sedasorti infosüsteemi arendus nii pikalt ministeeriumi struktuuris on toimunud. Küsimus pole mitte tehtud töö kvaliteedis, vaid selles, kas haridus- ja teadusministeeriumi roll on tegelda tarkvaraarendusega või on ministeeriumi fookus ja vajalikud pädevused siiski strateegilisemat laadi.

Teiseks pole mõistetud rakenduse kriitilisust. Sellest mittemõistmisest on mõjutatud nii rahastus läbi aastate, tehnoloogiate valik kui ka see, et meie õpilased sattusid ootamatult ning pingelisel eksamiperioodil lubamatult süsteemi koormustestijate rolli.

Ka EIS-ist vähemkriitilistes süsteemides on kasutusjuhtumeid arvestav testimine üks baasnõudmisi, mitte "oleks tore" lisategevus. Kui süsteemi arendajad ei tea, kuidas seda kasutama hakatakse, pole eduks suuremat lootust. Tippjuhtkonnal ja keskastmejuhtidel lasub vastutus arusaam süsteemi kriitilisusest toote- ja teenusejuhtideni viia ning neid vajaliku tähelepanu ja rahastusega toetada.

Kolmandaks pole mõistetud riskihalduse vajalikkust. "Loodame parimat" ei ole nii paljude erinevate tüüpi kasutajate ning paljude teineteisest sõltuvate komponentidega lahenduse puhul piisav strateegia. Samuti ei ole vastuvõetav see, et üldsegi mitte ettenägematute probleemide tekkimisel puuduvad ettevalmistatud sõnumid ning selge tagavaraplaan.

Paralleelselt disainitud ja logistiliselt ette valmistatud täiemahuline paberipõhine alternatiiv tekitab küsimuse digilahenduse kulude põhjendatavusest, kuid riske saab maandada ka erinevaid aspekte ükshaaval adresseerides. "Jätkame tunni aja pärast" selge kommunikatsioon, koormuse hajutamine ajas, sõltuvuste vähendamine terviklahenduse erinevatest tehnoloogilistest aspektidest (võrguühendus, serveri koormus jne) on kõik mõistlikud sammud, mida kaaluda ja mille teostamist toetada.

Neljandaks pole mõistetud rakenduse terviklikku vaadet. Süsteemi kasutajad on osa süsteemist. Miks valiti ülesannete disainiks lähenemine, mida polnud varasemalt piisavalt testitud, ning miks oli testimata lähenemise kasutamine üldse võimalik?

Kriitika süsteemi valesti kasutamise või "valede" ülesandetüüpide kasutamise osas osutab kasutajate vajaduste mittemõistmisele, kasutajate ebapiisavale koolitusele ning süsteemi hapruste tähelepanuta jätmisele.

Kui võimalikud murekohad jäid kahe silma vahele süsteemi arendajatel, siis on tõenäoline põhjus selles, et arendajad ja kasutajad on teineteisest liialt lahus hoitud. Veelgi tõenäolisem põhjus on aga selles, et arendajate tõstatatud riske on kas mitte mõistetud või aastate jooksul lihtsalt ignoreeritud.

Eksamite korraldamise eest vastutavad ametnikud peavad omama ülevaadet tervest ahelast, sh kasutatavatest tehnoloogilistest lahendustest ja nende toimimiseks vajalikest baastehnoloogiatest (sh võrguteenused). Kui lahenduse haprused on nende jaoks teadmata või pole võimalik neid hallata, on neid ümbritsev süsteem katki.

Viiendaks pole mõistetud, et varem tehtud valikuid ja otsuseid tuleb aeg-ajalt üle vaadata.

Kui EIS-i esmase loomise ajal võisid turul tõepoolest puududa Eesti koolisüsteemi jaoks vajalikud kommertslahendused, kuna olime digitaristu ja soovide osas paljuski teistest ees, siis nüüdseks on turg oluliselt edasi liikunud.

Rätseplahenduse õlgadele aastate jooksul kogunenud tehnoloogilise võla kontekstis võib senisele platvormile edasise ehitamise asemel palju mõistlikum Eesti vajadustest oluliselt suuremate mahtude ja kasutusjuhtudega läbi testitud kommertslahenduse kasutuselevõtt. Stabiilsus, laiendatavus ning hallatavus trumpavad enamasti "tahaks täpselt niimoodi" eelistuse.

Tahaks loota, et EIS-i probleemide ning õppetundide valguses saavad ka teised ministeeriumid ning nende haldusala asutused poliitikutelt ning asutuste tippjuhtkonnalt tuge, et nii olemasolevate kui ka kavandatavate süsteemide riskid ja rollijaotus värske pilguga üle vaadata ja valitud lähenemised ja metoodikad heade praktikatega kooskõlla viia.