Praegu on üks olulisemaid probleeme Eesti riigi valitsemise kulud. Kuigi riigijuhid raporteerivad kulude kärpimisest, ei vähenda kulude kasvu kärpimine bürokraatiat ega bürokraatia vähendamine alles jääva bürokraatia peale kuluva ressursi mõttekust. Riigijuhtidel on hoopis lihtsam tõsta makse, kui tegeleda tööjõukulude vähendamisega ja ka efektiivsusega, mis on erasektoris igapäevane.

Bürokraatia on nii määrustes kui ka nendega tegelemises. Toimub ulatuslik ja ebamäärane menetlemine, kontrollimine, rakendamine, administreerimine. Saadakse palka ja tulemustasusid. Samal ei tea keegi, millele kulub ametnike tööjõukuludeks ette nähtud kopsakas eelarverida. Mida üks või teine töötaja täpselt teeb ja mis väärtust loob?

Eraettevõtetes, mis soovivad ellu jääda, ei ole võimalik, et pole teada, kui palju ja milleks kulub konkreetsele inimesele makstav palgaraha ja mida ettevõte selle eest saab. Kui alustatakse uue projektiga või suunatakse mõni töötaja kindlat ülesannet täitma, siis hinnatakse ka selle töö tulemust, sinna kuluvat mõistlikku aega ning hinnatakse tulemust. Ja seda nii alguses kui ka jooksvalt ning tulemuste hindamisel.

On selge, et ministeeriumides ja riigiasutustes ei ole eraettevõtetega sarnast kuluanalüüsi. Põhjus on lihtne: puudub tööaja ja väärtuse detailne arvestus. Keegi ei tea, kui palju aega kulub näiteks mingi seaduse eelnõu väljatöötamisele, mingitele menetlustele ja projektide väljatöötamisele, elluviimisele vms ja kui efektiivselt neid ülesandeid täidetakse ning kõige olulisem: mida see tegelikult annab ja mis on tulemus.

Loomulikult ei olegi selles olukorras võimalik tegelikke kulusid tagantjärgi kindlaks teha ja uusi kulusid planeerida ja pole kahtlust, et leidub suurt ebaefektiivset ressursikasutust.

Nende probleemide lahenduseks oleks eeskuju võtmine eraettevõtetest nagu õigusbürood, tarkvaraarendusfirmad ja konsultatsiooniettevõtted. Seal on laialt kasutusel erinevad tarkvaralahendused, mille abil toimub tööle panustatud aja arvestus, mille järgi saab hinnata ka tulemust. Töötaja sisestab mõne hiireklõpsuga, mis projektiga ta mingil ajavahemikul tegeles. Tänu sellele on täpselt teada, kui palju tööaega ja raha mingile projektile või tegevusele kasutati.

Miks ei võiks ka riik oma tegevuses kasutusele võtma tulemuste ja eesmärkide hindamise tänapäevased võimalused, mis on erasektoris juba tavapärased? Eriti mis puudutab seadusandlust, kuid ka järelevalvet ja menetlemist. Kas on mõistlik tootmisettevõtte külastuse käigus avastatud läbipõlenud lambipirni puhul teha hiljem ettekirjutus ja nõuda vastamist? Või müügiettevõttes, nähes töötajat pakkimas saadetist, nõuda paberinoa kasutamise instruktaaži ja töötajatele tutvustamist? Kas selliseid asju juhtuks, kui tuleks need tegevused kirja panna, et mida nõudsid, mida kontrollisid, kui palju aega ja ressurssi selleks kulus ning mis on tulemus?

Ka riigisektoris saaks kasutusele võtta mõne olemasolevatest, tuntud tööaja ja tulemuse jälgimise tarkvaradest (nt Toggl, Clockify, Harvest, Jira jms) ja neid kohandada vastavalt riigisektori eripäradele.

See suurendaks tõenäoliselt ametnike töö efektiivsust, kuna tööaja kasutamine muutub paremini mõõdetavaks. Tagaks suurema läbipaistvuse, mis aitaks vähendada ajakasutuse ebatõhusust ja väärkasutust. Optimeeriks ressursside jaotust, aidates näha, millised ülesanded vajavad rohkem või vähem tähelepanu. Looks paremat aruandlust ja toetaks otsuste tegemist, vähendades subjektiivseid hinnanguid töömahu kohta.

Nii saab lisada seadusandlike ja regulatiivsete muudatuste mõjuanalüüsidesse riigi kulude aspekti, aidates näha, milliseid ressursse nõuab uute eeskirjade väljatöötamine, rakendamine ja haldamine. Ja selle põhjal oleks võimalik teha otsuseid, milliste tegevustega tegelemine tuleks täiesti ära jätta, kuna kulud on oluliselt suuremad kui loodav väärtus. Kõige tipuks aitaks see luua õiglasema ja läbipaistvama tulemustasusüsteemi, mis põhineb tegelikul panusel ja tulemustel, mitte subjektiivsetel hinnangutel.

Clyde Parkinsoni seadused, eriti tema esimene seadus, et töö laieneb, et täita sellele määratud aega, kehtivad ka riigisektoris. Kui ametnikel puudub tööaja ja tegevusse panustatud ressursi täpne mõõtmine, toimub tihti ülesannete täitmise venimine, kuigi ülesande saaks mõnel juhul kordades kiiremini täidetud. Selline jälgimine aitaks vähendada Parkinsoni seaduse mõju, piirates bürokraatlike protsesside paisumist ja tagades, et riigitöö keskendub tegelikule vajalikkusele, mitte lihtsalt aja täitmisele.

Lisaks esimesele seadusele on oluline arvestada ka Parkinsoni teist seadust, mis ütleb, et "kulud kasvavad alati, et kulutada ära kogu eelarve". Riigisektoris tähendab see, et ametkonnad kipuvad kasutama kogu neile eraldatud eelarve, isegi kui see ei ole tingimata vajalik, et õigustada järgmistel aastatel sarnaseid või suuremaid rahastusi. Tunnipõhine tööaja jälgimine annaks riigiasutustele ja avalikkusele selgema pildi tegelikust töömahust ja kuludest, aidates seeläbi vähendada ebaefektiivset rahakasutust.

Riigikontrollil on üks peamisi rolle riigi rahaliste vahendite kasutamise järelevalves ning efektiivsuse ja läbipaistvuse tagamises. Kuna riigikontroll on sõltumatu institutsioon, mille ülesanne on tagada, et avalikud vahendid kasutatakse sihipäraselt ja tõhusalt, oleks just see asutus õige kandidaat riigiametnike tööaja tunnipõhise jälgimise süsteemi juurutamise eest vastutamiseks.

Tunnipõhise jälgimise süsteemi rakendamine riigikontrolli eestvedamisel aitaks tagada, et reform viiakse ellu korrektselt ning avaliku sektori efektiivsus paraneb tõeliselt. Samuti annaks see riigikontrollile paremad tööriistad, et teha süstemaatilisi ja täpseid auditeid ning anda maksumaksjatele, riigikogule ja valitsustele objektiivset tagasisidet tegelike kulude kohta.

Tunnipõhine tööaja jälgimine ei ole pelgalt jälgimismehhanism, vaid võimalus muuta avalik sektor efektiivsemaks ja vähendada raiskamist. Kui eraettevõtted saavad selle abil parema kuluefektiivsuse ja konkurentsieelise, siis riigisektoris tähendab see maksumaksja raha mõistlikumat kasutamist, võimalust kulusid kokku hoida nii, et teenused ei halveneks või et kodanikud paremaid teenuseid ilma et peaks kulusid suurendama.

Eestis on väga palju väga püüdlikke, tarku ja võimekaid ametnikke. Suur osa ametnikest pole aga kunagi erasektoris töötanud ja ei oska näha ega tunnetada ebaproportsionaalse bürokraatia tegelikku mõju ning kaasnevaid probleeme.

Töö ja tulemuse selgepiiriline mõõtmine avalikus sektoris oleks samm kaasaegsema, tõhusama ja vastutustundlikuma riigivalitsemise suunas ja pole kahtlust, et ühiskond teeniks sellest täiendavat tulu ja konkurentsieelist ning pidurduks ka bürokraatia vohamine.